WfbM-Benchmarking mit Bevia
In manchen Werkstätten wird bevorzugt, ohnehin im Einsatz befindliche Software wie insbesondere Micos Bevia zu nutzen, um Angaben fürs WfbM-Benchmarking festzuhalten. Der Vorteil ist, nur ein Programm nutzen zu müssen und dadurch bspw. Aufwand für das doppelte Anlegen und aktuell Halten der Stammdaten zu sparen. Außerdem ist es für die Gruppenleitungen einfacher, sich auf die Verwendung nur eines Programms beschränken zu müssen.
Bislang ist es dem ITA nicht gelungen, in einer Kooperation mit Micos das WfbM-Benchmarking in Bevia direkt zu integrieren, so dass es ohne Zusatzaufwand nutzbar wäre. Trotzdem kann Bevia mit geringen Anpassungen verwendett werden. Allerdings ist hierzu etwas Expertise sowohl für Bevia als auch für Excel erforderlich.
Um Bevia fürs Benchmarking zu nutzen, sind grundsätzlich folgende Schritte erforderlich:
- In Bevia können im Abschnitt »Ergänzende Informationen« eigene Felder angelegt werden. So können beliebige Feldere für alle mitarbeiterbezogenen Kennzahlen des WfbM-Benchmarkings angelegt werden.
- Gruppenleitungen und begleitende Dienste können so direkt in Bevia kennzahlenrelevante Aktivitäten, etwa absolvierte Praktika, die Vervollständigung des Förder-/Teilhabeplans, ein Wechsel auf einen BiAp usw. dokumentieren.
- Zusätzlich ermöglicht Bevia über ein Zusatzmodul die Verwaltung der Arbeitsbegleitenden Angebote.
- Weitere Informationen, insb. die Dokumentation genutzer Fortbildungen und Coachings des Fachpersonals, müssen ergänzend von der Personalabteilung beigesteuert werden.
- Am Ende des Messjahres können die mitarbeiterbezogenen Angaben aus Bevia im Excel-Format exportiert werden, so dass eine vollständige Tabelle vorliegt.
- Die exportierte Tabelle muss dann so aufbereitet werden, dass sie dem Format der WfbM-Benchmarking-Kennzahlendatei exakt entspricht, in Bezug auf Spaltenabfolge und Datenformate. Hierfür ist bspw. erforderlich, die Codierung der Geschlechterangaben umzuformen u.ä. . Diese Anpassungen sind mit einfach Excelformeln oder mit Suchen & Ersetzen recht leicht durchzuführen.
- Die korrekt umgeformten Daten können dann per Copy & Paste (als Werte!) in die Kennzahlendatei eingefügt werden.
Werkstätten, die Bevia auf diese Weise nutzen, stehen gerne für Fragen zur Verfügung. Melden Sie sich gerne beim ITA, falls Sie ebenfalls Bevia nutzen möchten und Fragen auftauchen.