Kennzahlen und Checklisten

Das Kennzahlenssystem

Kennzahlen messen die Qualität der Leistungserbringung von Werkstätten in Bezug auf Teilhabe am Arbeitsleben von Mitarbeitern mit Behinderungen. Die Kennzahlen sind dabei als Indikatoren oder Messfühler zu verstehen, welche Aussagen zur Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität ermöglichen. Für die Analyse und Interpretation der Auswertungsergebnisse sind immer die Fachkompetenz und das Hintergrundwissen der Einrichtungen notwendig. Checklisten erfragen Angaben zu Prozessen, Verfahren und Strukturen, um beispielsweise das Vorgehen einer Werkstatt im Integrationsmanagement zu verstehen und mit der eigenen Werkstatt zu vergleichen.

Wesentliche Voraussetzung für Qualitätsmessungen ist ein einheitliches, systematisches Vorgehen. Die Mess-Ergebnisse können nur dann für die Umsetzung von Verbesserungen und für den Vergleich der Werkstätten untereinander genutzt werden, wenn die Daten vollständig und zuverlässig sind. Aus diesem Grund müssen die vereinbarten Vorgaben zur Umsetzung der Messung unbedingt eingehalten werden!

Wie werden die Daten erfasst?

Es liegen zurzeit 19 Kennzahlen und 2 Checklisten vor, die sich aus den Zielen der Qualitätsdefinition ableiten. Nicht jede Kennzahl und jede Checkliste muss jedes Jahr gemessen werden: Manche Kennzahlen und die Checklisten werden nur alle zwei Jahre erhoben, zusätzliche Kennzahlen sind frei wählbar. Für jede Kennzahl liegt ein sogenannter Kennzahlensteckbrief vor.

• Kennzahlensteckbrief: Er enthält alle zur Umsetzung der Messung notwendigen Informationen dazu, was wan für welche Personen erhoben wird und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind. Alle Kennzahlen können direkt elektronisch in die Kennzahlendatei eingetragen werden. Gelegentlich kann es im Alltag praktischer sein, Hilfslisten auf Papier für manche Kennzahlen zu pflegen und diese erst gegen Ende des Messjahres in die Kennzahlendatei zu übertragen. Auf Wunsch können entsprechende Datenblätter vom ITA zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie Datenblätter zur Erhebung von Kennzahlen nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an benchmarking@ita-kl.de.
• Messungen zum 31.12: Bei einigen Kennzahlen ist für den Vergleich mit anderen Einrichtungen die Erfassung zu einem vereinbarten Stichtag die praktikabelste Lösung. Dabei muss ein bestimmter Wert nicht an diesem Tag erhoben werden. Es muss aber sichergestellt sein, dass die Daten, die für diese Kennzahl notwendig sind, in der Werkstatt für diesen Zeitpunkt abrufbar sind. Verfügt eine Werkstatt nicht über eine entsprechende (elektronische) Dokumentation, empfiehlt es sich, die Messung zeitnah um den 31.12. herum durchzuführen.
• Messungen zum 01.01.-31.12.: Für die übrigen Kennzahlen werden die Daten im gesamten Jahresverlauf erhoben und müssen bis zum Jahresende vollständig in der Kennzahlendatei eingegeben werden. Es bleibt der Werkstatt überlassen, in welcher Form sie die Informationen bis dahin dokumentiert, direkt in der Kennzahlendatei, über werkstatteigene Dokumentationssysteme, im Fall der ABM/ABA über eine entsprechende Hilfstabelle oder im Ausnahmefall über Hilfslisten auf Papier.
• Zusatz-Kennzahlen: Ergänzende Erhebungen bei bestehenden Kennzahlen bieten nützliche Zusatzinformationen, sind aber nicht verpflichtend.
• Erweiterungs-Kennzahlen: sind freiwillig für Niedersachsen und/oder BUND.

Wann erfolgt die Weiterleitung der Daten?

Werkstattintern wird festgelegt, welche Daten bis wann an wen weitergeleitet werden sollen. Zur Auswertung der Daten müssen alle Angaben in die Kennzahlendatei übertragen werden. Bitte übermitteln Sie die Kennzahlendatei zu den folgenden Terminen an das ITA:

• Optimal: 31.12.
• Spätestens: 15.01.
• Deadline: 31.01.

Hinweis: Sollte auch bis dahin bei Ihnen die Datenlieferung nicht klappen, bedeutet das natürlich nicht, dass wir Ihre Daten gar nicht mehr auswerten. Wir können dann nur nicht mehr mit der Gesamtauswertung für alle anderen WfbM warten. Das heißt, später eintreffende Daten werden selbstverständlich auch ausgewertet, können aber u.U. nicht im Rahmen des Benchmarkings und der Rangplatzbewertung genutzt werden. Ihren Auswertungsbericht erhalten Sie in jedem Fall! Das gleiche gilt für Korrekturen: Wenn Ihnen beim Studium des fertigen Auswertungsberichts oder auch erst bei der Ergebnispräsentation später im Jahr noch Fehler oder fehlende Daten auffallen, ist eine Korrektur selbstverständlich möglich.

Kennzahlensteckbriefe

Kennzahlen

1. Förderpläne/Teilhabepläne: Anzahl Mitarbeiter im Arbeitsbereich mit vollständigem, individuellem Förder-/Teilhabeplan, der gemeinsam zwischen dem Mitarbeiter bzw. dessen berechtigtem Vertreter und dem Fachpersonal vereinbart wurde.
2. Begegnungsfördernde Arbeitsplätze: Anzahl Mitarbeiter, mit werkstattinternem begegnungsförderndem Arbeitsplatz zum Stichtag 31.12., bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter.
3. Betriebsinterne Arbeitsplätze: Anzahl Mitarbeiter, die im Messjahr zwischen 01.01. -31.12. einen betriebsintegrierten Arbeitsplatz hatten bzw. haben, bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter. NEU Freiwillige Zusatz-Kennzahlen: Geplante BiAp und Rückkehrer von BiAp.
4. Angebotene Stunden arbeitsbegleitender Maßnahmen/Angebote: Anzahl angebotener Stunden an arbeitsbegleitenden Maßnahmen/Angeboten je inhaltlicher Kategorie im Messzeitraum, bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter.
5. Wahrgenommene Stunden arbeitsbegleitender Maßnahmen/Angebote: Anzahl wahrgenommener Stunden an arbeitsbegleitenden Maßnahmen/Angeboten je inhaltlicher Kategorie im Messzeitraum, bezogen auf die Anzahl angebotener Stunden an arbeitsbegleitenden Maßnahmen/Angeboten im Messzeitraum.
6. Interne/Externe Praktika: Anzahl Praktika, die von Mitarbeitern absolviert werden, bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter. Zusätzlich (in Niedersachsen freiwillig): Anzahl im Förder-/Teilhabeplan für das Messjahr vereinbarter Praktika, die im Messjahr durchgeführt wurden, bezogen auf die im Förder-/Teilhabeplan mit Zielvereinbarung geplanten Praktika.
7. Übergangsvorbereitung: Anzahl Mitarbeiter, deren Förderziel die Vorbereitung auf den allgemeinen Arbeitsmarkt ist oder NEU für die bereits eine Kontaktanbahnung mit dem IFD stattgefunden hat, und die im Messjahr an besonderen Maßnahmen oder Schulungen für den Übergang auf den allgemeinen Arbeitsmarkt teilgenommen haben, bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter.
8. Übergänge/Vermittlungen mit/ohne Budget für Arbeit: Anzahl Mitarbeiter, die die Werkstatt wegen Übergang/Vermittlung NEU mit oder ohne Nutzung des Budgets für Arbeit auf den allg. Arbeitsmarkt (inkl. in eine Berufsbildung), in Inklusionsbetriebe oder in weiterführende Maßnahmen verlassen, bezogen auf Anzahl aller Mitarbeiter.
9. Teilnahme an Fort- und Weiterbildung bzw. Supervision/Coaching von Fachpersonal/Führungskräften: Teilnahme an Fort-/Weiterbildungsmaßnahmen und NEU: Teilnahme an Supervisions-/Coachingangeboten vom Fachpersonal und von Führungskräften, bezogen auf die Gesamtzahl an Fachpersonal und Führungskräften.
10. Wahrgenommene Fortbildungs-/Coachingstunden: Anzahl wahrgenommener Stunden an Fort-/Weiterbildungsmaßnahmen und NEU: an Supervision-/Coachingangeboten vom Fachpersonal und von Führungskräften bezogen auf die Gesamtzahl an Fachpersonal und Führungskräften.
11. Monatliches Durchschnittsentgelt (für BUND freiwillig): Durchschnittliches monatliches Entgelt aller Mitarbeiter im Arbeitsbereich, errechnet als Bruttojahreseinkommen der Mitarbeiter im Arbeitsbereich, bezogen auf 12 Monate.
12. Fähigkeitsentwicklung (in Niedersachsen freiwillig): Für jeden Mitarbeiter werden einmal pro Jahr 5, bei psychisch Behinderten 9 Fähigkeitsdimensionen vom Gruppenleiter auf einer Skala von 1 bis 5 eingeschätzt.
13. ABM/ABA-Teilnahme (in Niedersachsen freiwillig): Für jeden Mitarbeiter im Arbeitsbereich wird die Teilnahme an bis zu vier arbeitsbegleitenden Maßnahmen im Messjahr dokumentiert.
14. Profilvergleich (freiwillige Vertiefungskennzahl): Anzahl Mitarbeiter im Arbeitsbereich, die fördernd, entsprechend ihrer Fähigkeiten, unter- bzw. überfordert am Arbeitsplatz eingesetzt werden, bezogen auf alle im Messjahr in die Messung einbezogenen Mitarbeiter im Arbeitsbereich.
15. Gruppenleitung mit Zusatzqualifikation (nur in geraden Jahren): Anzahl Fachpersonal in Gruppenleitungsfunktion, das zum Stichtag 31.12. über eine für die Anerkennung der WfbM erforderliche pädagogische (Zusatz-)Qualifikation verfügt, bezogen auf die Anzahl Fachpersonal in Gruppenleitungsfunktion. Zusätzlich: Anzahl Fachpersonal in Gruppenleitungsfunktion mit gFab-Ausbildung.
16. Berufsbilder (nur in ungeraden Jahren): Anzahl Berufsbilder, für die Bildungsrahmenpläne zum Stichtag 31.12. in der Werkstatt vorliegen, bezogen auf die Anzahl Mitarbeiter im BBB zum 31.12.
17. Zertifizierte Qualifizierungsbausteine (nur in ungeraden Jahren): Anzahl zertifizierter Qualifizierungsbausteine zum Stichtag 31.12., die in der Werkstatt angeboten werden, bezogen auf die Anzahl aller Mitarbeiter. Zusätzlich: Anzahl Mitarbeiter, die im Messjahr mindestens einen zertifizierten Qualifizierungsbaustein abgeschlossen haben, bezogen auf die Anzahl Mitarbeiter.
18. Angestellte mit dreijähriger Berufsausbildung (in Niedersachsen freiwillig, nur in geraden Jahren): Anzahl Angestellter, die direkt mit der Assistenz, Förderung oder Betreuung der Mitarbeiter beauftragt sind und die zum Stichtag 31.12. eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung oder einen Studienabschluss haben, bezogen auf die Anzahl Angestellte, die direkt mit der Assistenz, Förderung oder Betreuung der Mitarbeiter beauftragt sind.
19. Beteiligung an letzter Werkstattsratwahl (alle vier Jahre): Anzahl Mitarbeiter, die sich an der letzten Werkstattratswahl beteiligt haben, bezogen auf die Anzahl wahlberechtigter Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Werkstattratswahl.

Checklisten

Über die Erhebung von Voraussetzungen, Prozessen und Verfahren wird ein strukturierter Vergleich zwischen Werkstätten ermöglicht, ohne dass hierzu die Bestimmung des oder der »Besten« notwendig wird. Derzeit sind zwei Checklisten im Einsatz:

1. Checkliste BIAP (nur in geraden Jahren): Die Checkliste erfasst relevante Qualitätsaspekte der Vorbereitung und Betreuung von Mitarbeitern mit betriebsintegrierten Arbeitsplätzen.
2. Checkliste Inklusion (nur in ungeraden Jahren): Die Checkliste »Inklusive Werkstatt« dient der werkstattinternen Auseinandersetzung, wie Inklusion im Arbeitsalltag der Werkstatt erlebt wird. Hierzu wird die Checkliste durch drei Gruppen ausgefüllt: Werkstattrat/Vertretung der Mitarbeiter mit Behinderung, Vertretung des Fachpersonals, Geschäftsführung/Werkstattleitung.

Hinweis: Die Kennzahl »Nutzer des Budgets für Arbeit« wird ab 2020 gestrichen! Vermittlungen über das Budget für Arbeit werden innerhalb der Kennzahl Übergänge/Vermittlungen mit/ohne Budget für Arbeit weiterhin erfasst.