Die Kennzahlendatei

Hinweis: Dies ist die ausführliche Anleitung für Benchmarking-Beauftragte. Für Gruppenleitungen gibt es eine Kurzversion für Gruppenleitungen.

Die Kennzahlen-Exceldatei dient der Erfassung der Daten aller Kennzahlen des WfbM-Benchmarkings. Andere Dateien sind nur für die ABM-Teilnahmelisten erforderlich. Die Checklisten sowie Befragungen von Beschäftigten und&/oder Personal werden über eine Online-Plattform, d.h. ganz ohne Dateien, durchgeführt. Eine Kennzahlendatei enthält die Daten einer Betriebsstätte/eines Standorts oder bei Werkstätten, die nicht über mehrere Betriebsstätten verfügen oder das Modul Betriebsstätten-Vergleich nicht nutzen, der ganzen Werkstatt. Es ist nicht notwendig, die Daten mehrerer Betriebsstätten-Dateien zu einer Gesamtdatei zusammenzufügen. Mit Hilfe der Kennzahlendatei ist es möglich, papierlos, voll elektronisch alle relevanten Kennzahlendaten mit niedrigem Erhebungsaufwand zu erfassen. Optimal ist die Nutzung der so genannten Gruppenleiterdateien, mit denen Gruppenleitungen selbst kennzahlenrelevante Angaben erfassen können. Bei effizienter Organisation sollte pro Gruppenleitung ein Zeitaufwand von zwei bis drei Stunden pro Messjahr ausreichen, um alle Daten fürs WfbM-Benchmarking für alle Beschäftigten einer Gruppe einzutragen!

Manche Werkstätten nutzen andere Softwareprogramme, die von Gruppenleitungen ohnehin verwendet werden müssen, um auch die Benchmarking-Daten zu dokumentieren, insb. Micos Bevia. Eine kurze Beschreibung, wie dabei vorgegangen werden kann, finden Sie unter WfbM-Benchmarking mit Bevia.

Hinweis zu Makros: Die Kennzahlendatei verfügt über Makros, die viele Komfort- und Qualitätssicherungsfunktionen bereitstellen. Die Dateneingabemaske ist bspw. über Makros realisiert. Da Makros auch Schadfunktionen ausführen können und immer wieder Exceldateien im Internet kursieren, die Viren und Trojaner enthalten, herrschen in vielen Unternehmen hohe Sicherheitsanforderungen an Officedateien, die Makros enthalten. In der Regel können diese Dateien nicht mehr per Email versandt werden. In manchen Unternehmen sind Excelmakros in den Einstellungen der PCs grundsätzlich deaktiviert. Kontaktieren Sie ggfs. Ihre IT-Abteilungen, um die Makros der Kennzahlendatei freizuschalten. Bei Interesse kann Ihre IT-Abteilung gerne den Quelltext der Makros begutachten. Über ein öffentliches Zertifikat wird sichergestellt, dass der enthaltene Makrocode ausschließlich vom ITA bearbeitet und nicht im Nachhinein verändert wurde. Durch die Code-Zertifizierung können Sie in Ihren Excel-Optionen die Sicherheitseinstellungen so setzen, dass alle außer digital signierten Makros deaktiviert werden. Unsere Exceldateien sind sicher!

Allgemeines

Die Benchmarking-Beauftragten sind zuständig dafür, dass alle Kennzahlen korrekt erfasst und in die Kennzahlendatei eingetragen werden. Der normale Ablauf sieht folgende Schritte vor:

• Aktuelle Kennzahlendatei: Für jedes Messjahr wird die neue Kennzahlendatei im Online-Ordner Downloads zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Das Passwort liegt Ihren Benchmarking-Beauftragten vor oder kann bei Bedarf neu angefordert werden: benchmarking@ita-kl.de. Es ist bitte immer nur die Version des aktuellen Messjahres zu verwenden, da es in der Regel zumindest kleinere Änderungen gibt.
• Auswahl von Optionen: Die Kennzahlendatei muss zu Beginn für Ihre Werkstatt konfiguriert werden. Hierbei können einige Optionen ausgewählt und gegebenenfalls die Nutzung aufwändiger Kennzahlen deaktiviert werden. Dies sollte für alle Betriebsstätten/Standorte identisch vorgenommen werden!
• Nutzung von Gruppenleiterdateien: Jede Betriebstätte kann unabhängig entscheiden, ob Gruppenleitungen in die Kennzahlenerfassung einbezogen werden oder ob eine ausschließlich zentrale Dateneingabe bevorzugt wird. Wenn Gruppenleiterdateien genutzt werden sollen, können Sie durch die Benchmarking-Beauftragten erzeugt und den Gruppenleitungen zugänglich gemacht werden.
• Datendokumentation: Die eigentliche Erfassung der Kennzahlendaten erfolgt nach eigener Organisation über das ganze Messjahr hinweg (z.B. wird ein absolviertes Praktikum unmittelbar nach Abschluss eingetragen) oder auch gesammelt zu bestimmten Zeitpunkten. In letzterem Fall müssen evtl. Hilfslisten geführt werden, um kennzahlenrelevante Vorgänge nicht zu vergessen.
• Übermittlung ans ITA: Spätestens zum 15.1. des Folgejahres sind die Kennzahlendateien per Cloudupload ans ITA zu übermitteln. Deadline ist der 31.1.!

How-to-Video Kurzüberblick Kennzahlendatei

Neuerungen in der Kennzahlendatei 2025

Es gibt nur geringfügige Änderungen: Die Dateneingabemaske wurde um die neuen Ergfassungsmerkmale »Autismus-Spektrum-Störung« und »Einzelfördermaßnahmen« ergänzt. Außerdem wurden die Eingabefelder für die ABM-Teilnahme nun in den Reiter »Kennzahlen« verschoben, so dass der dritte Reiter nun ausschließlich für die »Fähigkeitsmessung« verwendet wird.

Wenn Sie Vorschläge und Wünsche für Verbesserungen haben oder Ihnen Fehler auffallen, melden Sie diese immer gerne an benchmarking@ita-kl.de.

Zentraldatei und Gruppenleiterdateien

Die grundlegende Vorgehensweise der Dateneingabe und -verwaltung basiert auf einer Zentraldatei, die die Angaben sämtlicher Beschäftigter enthält, und mehreren so genannten Gruppenleiterdateien, die jeweils nur die Daten einer Gruppe von Personen enthalten und speziell für die Nutzung durch eine Gruppenleitung vereinfacht und angepasst sind. Die Nutzung der Gruppenleiterdateien und Einbeziehung der Gruppenleitungen in die Datenerfassung kann von jeder WfbM frei entschieden werden. Wenn Sie diese Option nicht nutzen möchten, ist selbstverständlich auch die zentrale Eingabe aller Daten einer Betriebsstätte in eine (Zentral)Datei möglich. In diesem Fall überspringen Sie diesen Abschnitt.

Die Vorgehensweise mit Zentraldatei und Gruppenleiterdateien funktioniert nur dann zuverlässig, wenn ein Netzwerkordner zur Verfügung steht, auf den der Benchmarking-Beauftragte und die Gruppenleitungen mit Schreibrechten zugreifen und über den Daten ausgetauscht werden können.

Vorgehensweise:

• Zu Beginn des Messjahres bereiten Sie die Daten in der Zentraldatei so vollständig wie möglich vor. Mindestens müssen die Erstkonfiguration, die Auswahl der Kennzahlen, der Import der Stammdaten und die Aktualisierung der Gruppenzugehörigkeit aller Personen vorgenommen werden.
• Anschließend erzeugen Sie Gruppenleiterdateien und legen sie im Netzwerk ab.
• Es können Angaben in Zentraldatei und Gruppenleiterdatei aktualisiert werden. Es ist aber empfehlenswert, nicht die gleichen Angaben in beiden Dateien gleichzeitig zu verändern. Beispielsweise kann die Gruppenleitung absolvierte Praktika einpflegen, während der soziale Dienst die Angaben zum aktuellen Förderplan einträgt.
• Immer, wenn in der Zentraldatei oder in den Gruppenleiterdateien Angaben geändert werden, wird automatisch eine so genannte Transferdatei erzeugt und in einem Netzwerkordner gespeichert, die beim Öffnen der jeweils anderen Datei automatisch importiert wird. Auf diese Weise bleibt der Datenbestand in Zentraldatei und Gruppenleiterdateien identisch und stets aktuell.
• Gruppenwechsel von Mitarbeitenden innerhalb einer Betriebsstätte können ganz einfach durch Ändern der Gruppenzugehörigkeit in der Zentraldatei durchgeführt werden. Der Übertrag in die Gruppenleiterdateien der aufnehmenden und der abgebenden Gruppe erfolgt automatisch. Für Wechsel von Personen zu einer anderen Betriebsstätte steht ein Extra-Assistent zur Verfügung. In diesem Fall müssen anschließend die Gruppenleiterdateien der aufnehmenden und der abgebenden Gruppe neu erzeugt werden.

Hintergrund: Warum nicht mit Onlinedatenbank? Die Vorgehensweise mit getrennten doppelten Datenbeständen in Zentraldatei und Gruppenleiterdatei ist eine pragmatische Lösung, die Nachteile mit sich bringt. Professioneller und in vielen Werkstätten bereits vorhanden wäre eine zentrale Serverdatenbank wie SQL, Oracle oder Access, auf die über ein Netzwerk von überall zugegriffen werden kann und die auch gleichzeitige Zugriffe verwaltet. Über eine Nutzerverwaltung bekommen unterschiedliche Nutzer nur bestimmte Daten zu sehen und zu bearbeiten. Die Daten sind stets nur einmal vorhanden und immer aktuell nutzbar. Eine solche Lösung wäre vorteilhaft, würde aber voraussetzen, nur für das verhältnismäßig kleine Benchmarking-Projekt eine spezifische, vom ITA vorgegebene Server- und Datenbankinfrastruktur zu installieren und zu nutzen. Der Kosten- und Wartungsaufwand hierfür wäre deutlich höher und sowohl für das ITA als auch für die beteiligten Werkstätten kaum sinnvoll zu tragen. Eine zweite Lösung, eine zentral vom ITA gewartete Datenbank, die per Onlinezugriff genutzt wird, ist aus Datenschutzgründen derzeit ebenfalls nur sehr aufwändig umsetzbar. Außerdem ist durchgehender Onlinezugang nach wie vor nicht an jedem Arbeitsplatz in Werkstätten gegeben. Eine Nutzung in Ihrer Werkstatt ohnehin bestehender Datenbanken und Personalverwaltungsprogramme wird von uns nach Möglichkeit unterstützt. Wenn Sie hierzu Fragen haben, melden Sie sich gerne!

Hintergrund: Welche Dateien müssen wo sein und dienen wozu?
Zentraldatei: Die Zentraldatei enthält die Angaben aller Beschäftigten. Sie wird vom WfbM-Benchmarking-Beauftragten (der Betriebsstätte bzw. Gesamt-WfbM) gepflegt und kann an beliebigem Ort gespeichert werden.
Gruppenleiterdateien: Diese Dateien sind eine reduzierte und vereinfachte Kopie der Zentraldatei mit den Angaben nur einer Gruppe von Personen. Sie wird von der Gruppenleitung benutzt und kann an beliebigem Ort gespeichert werden. Ggfs. ist es nützlich, die Gruppenleiterdateien auch zentral im Netzwerk zu speichern, damit der WfbM-Benchmarking-Beauftragte für Kontrollen darauf zugreifen kann. Die Datei kann über die normale Verschlüsselungsfunktion von Excel zugriffsgeschützt werden.
Transferdateien: Diese Dateien werden automatisch immer dann erzeugt, wenn die Dateneingabemaske benutzt und darin Angaben verändert werden oder eine Fähigkeitsmessung vorgenommen wird. Mit den Transferdateien muss nicht aktiv gearbeitet werden. Sie enthalten nur die veränderten Datensätze, sind klein, unformatiert und durch ein Passwort zugriffsgeschützt. Diese Dateien müssen im Netzwerkordner liegen und dürfen nicht umbenannt werden. Nach erfolgreichem Import werden sie nicht mehr gebraucht und könnten gelöscht oder besser in einen Archivordner verschoben werden. Zu Beginn des Messjahres können Sie Transferdateien des Vorjahres löschen oder archivieren.

Datei konfigurieren

Bei der ersten Verwendung der Datei müssen zunächst im Blatt »Optionen« Einstellungen vorgenommen werden. Über die Schaltfläche »Datei konfigurieren« wird die Datei dann mit den individuellen Einstellungen vorbereitet. Folgende Einstellungen sind hierbei erforderlich:

• Auswahl der eigenen Werkstatt: Hierdurch wird vorausgewählt, ob die Datei für eine Gesamt-WfbM oder nur einen Standort/eine Betriebsstätte genutzt wird
• Ggfs. Auswahl der Betriebsstätte: Sofern der Betriebsstättenvergleich genutzt wird
• Entscheidung, ob Gruppenleiterdateien genutzt werden: Hierdurch wird die entsprechende Funktionalität aktiviert bzw. verborgen, so dass bei Nichtnutzung keine unnötig komplizierte Datei entsteht
• Ggfs. Auswahl eines Netzwerkordners: Nur erforderlich, wenn Gruppenleiterdateien genutzt werden. Der Netzwerkordner muss für alle Gruppenleiter schreibberechtigt sein. In diesem Ordner werden automatisch die Transferdateien der veränderten Datensätze und für den Import/Export abgespeichert. Bei auswärts arbeitenden Gruppen oder Gruppen ohne Netzwerkanbindung können die Gruppenleitungen die Transferdateien auch lokal abspeichern und Ihnen per Mail oder USB-Stick weitergeben. Speichern Sie die empfangenen Transferdateien in dem Ordner ab, der in Ihrer Zentraldatei als Netzwerkordner angegeben ist, damit sie automatisch beim nächsten Öffnen importiert werden!
• Entscheidung, welche Kennzahlen genutzt werden: Bitte einheitlich für die gesamte Werkstatt.

Wenn alle Angaben vorliegen, sind im Blatt »Optionen« links nur noch grüne Häkchen zu sehen. Wenn stattdessen rote Kreuzchen angezeigt werden, fehlen noch Angaben.

Sobald Sie alle Angaben gewählt haben, drücken Sie bitte auf die Schaltfläche »Datei konfigurieren«! Hierdurch werden alle für Ihre Werkstatt irrelevanten Inhalte der Datei, z.B. Spalten im Blatt »MA-Daten« von Kennzahlen, die Sie nicht erheben, ausgeblendet. Sie sehen dadurch nur das, was für Sie von Bedeutung ist und können so mit einer maximal vereinfachten Datei arbeiten.

How-to-Video Konfiguration der Kennzahlendatei

Vorbereitung der Datei (für neue WfbM)

– Nur für Werkstätten, die neu ins WfbM-Benchmarking der Teilhabe am Arbeitsleben einsteigen –

Zur Inbetriebnahme der Datentransferdatei ist die Anlage der Stammdaten im Blatt »MA-Daten« für alle Beschäftigten notwendig. Für jede Person ist eine Zeile vorgesehen. Für die Erstanlage der Datei sind mindestens folgende Angaben erforderlich:

1. Personal-ID (Spalte B) und/oder
2. Name der Person (Spalte C) sowie
3. Name der zuständigen Gruppenleitung (Spalte F), notwendig für die Erzeugung der Gruppenleiterdateien. Anstelle des Namens der Gruppenleitung können Sie Abkürzungen, Nummern oder beliebige Gruppenbezeichnungen, z.B. Lager_01, verwenden, die Bezeichnungen müssen nur eindeutig sein.
4. Behinderungsart (Spalten G-O)
5. Datumsangaben zum Eintritt in die WfbM (wenn vor 2004) bzw. Ende des Eingangsverfahrens und des Berufsbildungsbereichs (Spalten AF-AI), nur notwendig, wenn die Fähigkeitsmessung genutzt wird

Hinweis: In die Tabelle müssen nur Beschäftigte eingetragen werden, wenn sie das Eingangsverfahren beenden und in den Berufsbildungsbereich eintreten! Weitere Hinweise zu den erforderlichen personenbezogenen Angaben finden Sie unter Stammdaten zur Strukturierung

Die Daten können in der Zentraldatei direkt im Tabellenblatt »MA-Daten« eingegeben werden. Alternativ und zeitsparend ist ein Export aus anderen Programmen, bspw. der Verwaltungssoftware. Achten Sie hierbei darauf, die Daten vor dem Einfügen in die Kennzahlendatei korrekt vorzubereiten, so dass Formate und Codierung genau stimmen. Für die Eingabe des Geschlechts bspw. müssen die Codes 0 für Männer und 1 für Frauen verwendet werden. Sollte der Export aus Ihrer Verwaltungssoftware andere Werte nutzen, müssen diese zuerst z.B. per Suchen & Ersetzen umgewandelt werden. Wenn Sie bei solchen Schritten Unterstützung benötigen, melden Sie sich gerne beim ITA.

Import von Vorjahresdaten (nur für WfbM ab dem 2. Jahr)

– Nur für Werkstätten, die bereits im Vorjahr am WfbM-Benchmarking der Teilhabe am Arbeitsleben teilgenommen haben –

Sofern Ihre Werkstatt letztes Jahr bereits am WfbM-Benchmarking teilgenommen hat, können Sie die bestehenden Daten importieren und weiterverwenden und so auf eine Neueingabe der Stammdaten verzichten. Zum Import der Vorjahresdaten starten Sie die Importfunktion über die Schaltfläche »Bestehende Daten importieren« im Blatt »Info«. Im erscheinenden Fenster wählen Sie die Vorjahresdatei Ihrer Werkstatt bzw. einer Betriebsstätte aus.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur Personendaten und Strukturierungsdaten importiert werden. Alle Kennzahlenangaben (z.B. Anzahl absolvierter Praktika) beziehen sich auf das Vorjahr, sind nicht mehr relevant und werden nicht importiert.

Prüfen Sie nach dem Import, welche Personen ausgeschieden sind und löschen Sie diese mit Hilfe der Funktion »Datensatz löschen« im Blatt »MA-Daten« bzw. direkt in der Eingabemaske! Wenn viele Personen ausgeschieden sind, können Sie die Funktion »Ausgeschiedene Mitarbeiter löschen«, zu finden im Blatt »Info«, nutzen, um alle Ausgeschiedenen auf einmal zu entfernen. Ergänzen Sie außerdem neu hinzugekommene Personen! Prüfen Sie bei Personen, die im Vorjahr einen betriebsintegrierten Arbeitsplatz innehatten, ob sich der Status verändert hat!

Eingabe von Daten in die Tabelle oder über die Dateneingabemaske

In der Zentraldatei ist es möglich, Daten für Beschäftigte direkt in das Exceltabellenblatt »MA-Daten« einzutippen. Das ist mitunter einfacher und rascher, aber fehlerträchtiger. Achten Sie bitte auf die richtigen Codes (z.B. 1 für »angekreuzt«), die im Spaltenkopf beschrieben sind!

Sehr zeitsparend ist das Einfügen von bereits anderswo digital erfassten Daten. Wenn bspw. die Entgelte in einer Abrechnungssoftware vorhanden sind, können sie Ende des Jahres von dort exportiert und für alle Personen auf einmal per Copy & Paste in die Kennzahlendatei eingefügt werden. Dies funktioniert jedoch nur dann fehlerfrei, wenn exakt die gleichen Personen in exakt der gleichen Reihenfolge in beiden Listen vorhanden sind! Bei unterschiedlichem Datenstand oder unterschiedlicher Sortierung landen Kennzahlendaten bei falschen Personen und sämtliche Auswertungen stimmen nicht! Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie beide Datensätze gleich sortieren (z.B. nach Name oder Personal-ID) und dann vor dem Einfügen an mehreren Stellen prüfen, dass in beiden Datensätzen in der gleiche Zeile jeweils die gleiche Person steht. Mit etwas Geschick und Excelkenntnis kann die korrekte Zuordnung sichergestellt werden, indem man eine Hilfstabelle erstellt und über die Excelfunktionen VERGLEICH und INDEX oder SVERWEIS Datensätze ordnet. Das ITA ist hierbei gerne behilflich!

Weitere Fehlerquellen beim Einfügen von Daten aus anderen Dateien entstehen durch Formeln und Formate. Wenn in einer anderen Datei Formeln genutzt wurden und beim normalen Copy & Paste diese Formeln in die Benchmarking-Kennzahlendatei eingefügt werden, funktionieren in der Regel die Formelbezüge nicht mehr und die Ergebnisse können (im besseren Fall) nicht berechnet werden oder sie sind (im schlechteren Fall) falsch, was u.U. nicht bemerkt wird. Beim Einfügen von Layoutformaten werden zumeist die Daten nicht verfälscht, die korrekte Funktionalität der Datei kann aber gestört werden. Bitte nutzen Sie daher beim Kopieren & Einfügen immer die Funktion »Einfügen als Werte«!

Bitte verschieben Sie niemals Zellen mit der Maus an eine andere Stelle, da andernfalls Zellbezüge in Formeln durcheinander geraten! Wenn doch mal ein Fauxpas passiert und die Datei nicht mehr korrekt aussieht, hilft es oft, die leere Referenzdatei aus der Cloud herunterzuladen, sie zu konfigurieren und dann die beschädigte Datei zu importieren. Dabei werden alle Daten übernommen, so dass in der Regel alle Formeln und Bezüge wieder intakt sind.

Die Dateneingabemaske

Deutlich komfortabler und sicherer ist die Eingabe von Daten über die Dateneingabemaske! Sie erhöht den Überblick über sämtliche Angaben zu einer Person, zeigt alle fälligen Fähigkeitsmesstermine und ermöglicht automatische Konsistenzprüfungen und Fehlerhinweise. Bitte beachten Sie, dass die Dateneingabemaske je nach gewählten Optionen und der Nutzung freiwilliger Kennzahlen angepasst wird und daher in Ihrer Werkstatt etwas anders aussehen kann als in den hier dargestellten Abbildungen.

Die Dateneingabemaske ist in drei Teile unterteilt:

• Links finden Sie eine Liste der Personen, die in der Datei vorhanden sind. Bei Nutzung der Fähigkeitsmessung ist zusätzlich darüber eine zweite Liste nur mit denjenigen Personen, für die eine Fähigkeitsmessung in diesem Messjahr fällig ist, eingeblendet. Die Listen lassen sich nach Gruppenleitungen bzw. Gruppen und Anfangsbuchstaben filtern, durch Auswahl bzw. Eingabe in den Filterfeldern oben. Beachten Sie, dass bei der Eingabe von Anfangsbuchstaben Treffer in allen Namensteilen, Vor- und Nachnamen angezeigt werden. Wählen Sie aus einer der beiden Listen eine Person aus, um deren Daten zu laden und zu bearbeiten! Unten links wird die aktuell ausgewählte Person angezeigt (ID, Name und Gruppenbezeichnung können hier auch bearbeitet werden).
• In der Mitte der Maske finden Sie drei Registerblätter mit Daten zu »Persönlichen Daten, »Kennzahlen« sowie »Fähigkeitsmessungen«.
• Auf der rechten Seite befinden sich die Schaltflächen zum Übernehmen der Änderungen, Löschen von Datensätzen und Schließen der Maske.

Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Symbole oben über den Registerblättern, die darauf hinweisen, dass Angaben ergänzt werden müssen oder Fähigkeitsmessungen anstehen. Die meisten Eingabefelder verfügen über eine kurze kontextsensitive Hilfe, die angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger kurz über dem Element ruhen lassen. Eingabeelemente der Maske werden in verschiedenen Farben angezeigt. Rot bedeutet dabei stets, dass Angaben notwendig oder Messungen aktuell fällig sind. Orange bedeutet, dass Angaben überprüft werden sollten bzw. dass Messungen in diesem Jahr anstehen. Gelegentlich werden Rot- oder Orange-Färbungen angezeigt, obwohl alle Angaben vollständig und korrekt zu sein scheinen. Sie können dann ignoriert werden. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einfach bei uns nach.

Erzeugung der Gruppenleiterdateien

Vor der Erzeugung der Gruppenleiterdateien müssen die Stammdaten in der Zentraldatei aktuell und für jede Person eine Gruppenleitung/Gruppe angegeben sein. Sie starten die Erzeugung über die Schaltfläche im Blatt »Info«. Wählen Sie einen oder mehrere Gruppenleitungen aus und geben Sie den gewünschten Speicherort an!

Hintergrund: Was geschieht bei der Erzeugung der Gruppenleiterdateien? Zunächst wird für jeden Mitarbeitenden eine Zufallszahl als eindeutige »Random-ID« ganz rechts im Blatt »MA-Daten« hinzugefügt. Dann wird die Zentraldatei abgespeichert. Die Zufallszahl darf nicht gelöscht oder bearbeitet werden! Als nächstes wird von der Zentraldatei eine Kopie im gleichen Verzeichnis abgespeichert mit der Namensergänzung »_KOPIE«. Diese Kopie wird nun für jede Gruppe geöffnet, alle Datensätze, die nicht zu der Gruppe gehören, werden entfernt, und weitere Anpassungen werden vorgenommen. Dann wird die fertige Gruppenleiterdatei im Zielverzeichnis gespeichert und geschlossen. Am Ende wird die temporäre Kopie der Zentraldatei wieder gelöscht. Bitte beachten Sie, dass am Ende die letzte Gruppenleiterdatei, nicht die Zentraldatei, geöffnet bleibt.

Verwendung der Gruppenleiterdatei

Stellen Sie die erzeugten Gruppenleiterdateien den Gruppenleitungen im Netzwerk zur Verfügung und geben Sie den Gruppenleitungen den Auftrag, die Daten der Kennzahlen, die Sie festlegen, einzugeben. In manchen WfbM sind die Gruppenleitungen für sämtliche personenbezogenen Kennzahlen zuständig, in anderen nur für wenige. Die Organisation liegt bei Ihnen. Halten Sie die Vereinbarung, wer, wann und für welche Kennzahlen zuständig, schriftlich fest und sorgen Sie dafür, dass dieser Plan allen zugänglich ist.

Gruppenleitungen finden in ihrer Gruppenleiterdatei einen Link, der sie direkt in dieses Wiki zum Abschnitt Kurzanleitung für Gruppenleitungen führt und eine kurze Erläuterung der Verwendung der Datei anzeigt. Je nach den Richtlinien zum Datenschutz in Ihrer Einrichtung kann es notwendig sein, die Gruppenleiterdatei über ein Kennwort nur der jeweiligen Gruppenleitung zugänglich zu machen.

Die Gruppenleitung kann sich bei Nutzung der Fähigkeitsmessung im Blatt »Organisation« einen schnellen Überblick verschaffen, wann Fähigkeitsmessungen für seine Beschäftigten anstehen. Zu beachten ist dabei, dass die Termine nur vollständig sind, wenn das Datum Ende EV (und ggfs. Ende BBB) korrekt für alle Personen oder ein eigener Wunschtermin eingegeben wurde.

Die Gruppenleiterdateien unterscheiden sich von der Zentraldatei, um den Gruppenleitungen möglichst nur Informationen und Elemente zu zeigen, die sie benötigen. Auch die Dateneingabemaske weist Vereinfachungen in der Gruppenleiterversion auf:

• Die Fähigkeitswerte werden nicht angezeigt, um anstehende Fähigkeitseinschätzungen möglichst nicht zu beeinflussen.
• Die Schaltflächen zum Löschen und Hinzufügen von Personen fehlen, da Änderungen am Personalstamm nur an der Zentraldatei durchgeführt werden sollen. Die Angabe zu Gruppenleitung/Gruppe ist inaktiv, da diese nur in der Zentraldatei verändert werden kann.
• Das eigentliche Datenblatt »MA-Daten« ist in der Gruppenleiterdatei ausgeblendet, da die Gruppenleitungen die Daten nur (fehlersicherer) über die Eingabemaske bearbeiten und da sie vorhandene Fähigkeitswerte nicht einsehen sollen. Wenn Sie Daten direkt im Datenblatt einer Gruppenleiterdatei kontrollieren oder editieren möchten, kann es über eine Schaltfläche und die Eingabe eines Kennwortes eingeblendet werden. Das Kennwort dafür lautet: bmdaten11

Datentransfer zwischen Gruppenleiterdatei und Zentraldatei

Immer wenn in der Zentraldatei oder der Gruppenleiterdatei die Dateneingabemaske geschlossen wird und zuvor Datensätze verändert wurden, wird automatisch eine Transferdatei erzeugt, die die veränderten Datensätze enthält. Diese Transferdateien sind nach dem Muster Transfer-DATEN-GL/ZENTRAL – [Gruppe] – [Datum]_[Uhrzeit].xlsx benannt und dürfen nicht umbenannt werden! Über die Schaltfläche »Datensätze exportieren« im Blatt »Info« ist es jederzeit möglich, zusätzlich die veränderten Datensätze manuell in eine Transferdatei exportieren. Die Transferdatei ist mit einem Kennwort verschlüsselt, es lautet ebenso wie das Kennwort zum Anzeigen der Datentabelle: bmdaten11

Hinweis: Sollten im Ausnahmefall Daten direkt im Tabellenblatt bearbeitet werden, funktioniert der automatische Transfer nur, wenn das Änderungsdatum und die veränderten Variablen manuell in die Spalten ganz rechts eingegeben werden. Halten Sie sich für LASTCHANGE bitte exakt an diese Formatierung: TT.MM.JJJJ hh:mm:ss, also zum Beispiel 31.12.2025 23:59:00, und geben Sie bei LASTCHANGEDVARS den Begriff GRUPPENLEITER ein. Auf diese Weise alle Variablen dieser Person transferiert werden.

Der Import der veränderten Datensätze aus den Transferdateien wird bei jedem Öffnen der Zentral- und Gruppenleiterdateien automatisch vorgenommen. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche »Veränderte Datensätze importieren« den Import manuell durchführen.

Hinweis: Sollte etwa bei auswärtig arbeitenden oder nicht ans Netzwerk angeschlossenen Gruppenleitungen der automatische Datentransfer nicht funktionieren, lassen Sie sich in regelmäßigen Abständen die lokal abgespeicherten Transferdateien zusenden. Speichern Sie diese Dateien in dem Netzwerkordner ab. Beim nächsten Öffnen der Zentraldatei oder durch Betätigen der Schaltfläche »Veränderte Datensätze importieren« werden die Datensätze dann importiert.

Im Arbeitsblatt »Import-Export-Log« finden Sie eine Liste aller importierten und exportierten Transferdateien und die Anzahl der jeweils enthaltenen veränderten Datensätze. Alle Transferdateien, die hier gelistet sind, werden kein zweites Mal importiert. Wenn Sie also eine Transferdatei, warum auch immer, ein zweites Mal importieren möchten, reicht es auch, den entsprechenden Eintrag im Blatt »Import-Export-Log« zu löschen.

Vorgehen bei neuen und ausgeschiedenen Personen sowie Gruppen- und Betriebsstättenwechsel

Durch den automatischen Transfer von Daten zwischen Zentraldatei und Gruppenleiterdateien funktionieren diese Vorgänge fast automatisch. Gruppenwechsel und Angaben zu neuen sowie ausgeschiedenen Personen können nur in der Zentraldatei vorgenommen werden! Grundsätzlich ist die Verwendung der Dateneingabemaske für diese Vorgänge deutlich komfortabler und sicherer als die direkte Dateneingabe ins Tabellenblatt.

Neue Beschäftigte

Wenn Personen im Messjahr neu in die WfbM eintreten, genügt es, die Stammdaten der Person einzutragen. Bitte geben Sie hierbei unbedingt auch die Gruppe an, in der die Person arbeitet. Um neue Personen hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Angaben können direkt ins Blatt „MA-Daten“ der Zentraldatei eintragen werden. Hierzu einfach unten die erste freie Datenzeile verwenden und so viele Spalten ausfüllen wie gewünscht. Name und/oder Personal-ID sind mindestens erforderlich. Die Angaben der Gruppe ist wichtig, damit die Gruppenleiterdateien korrekt erzeugt werden können. Alle anderen Angaben können auch später ergänzt werden. Da beim Arbeiten direkt in der Tabelle kein Makro aktiv ist, werden die so neu hinzugefügten Personen nicht automatisch in die Gruppenleiterdateien übertragen. Das geht am schnellsten, indem man die Gruppenleiterdateien neu erzeugt – natürlich nur für die Gruppen, zu denen neue Personen hinzukommen.
2. Alternativ können neue Personen auch über die Dateneingabemaske hinzugefügt – Schaltfläche unten links. In dem Moment läuft ein Makro und die neu hinzugefügten Personen werden automatisch auch in die Gruppenleiterdateien übertragen.

Ausgeschiedene Personen

Wenn Beschäftigte aus der Werkstatt ausscheiden, wegen Vermittlung auf den allgemeinen Arbeitsmarkt oder aus anderen Gründen, nutzen Sie bitte den Assistenten zum Löschen von Datensätzen und beantworten Sie die dortigen Fragen. Der Assistent gibt dann die gültigen Verfahren vor. Bitte löschen Sie nicht händisch Datensätze aus dem Tabellenblatt, da es in der Tabelle keine leeren Zeilen geben darf! Der Assistent ist über die Schaltfläche »Datensatz löschen« sowohl in der Dateneingabemaske rechts als auch im Tabellenblatt oben links erreichbar.

Datensätze von Personen, die im Messjahr ausgeschieden sind, werden grundsätzlich nicht komplett gelöscht, da ansonsten ihre Kennzahlen nicht mehr ausgewertet werden könnten, sondern nur als »ausgeschieden« markiert. Sie sind weiterhin in der Dateneingabemaske sichtbar, damit auch nachträglich noch Kennzahlenangaben hinzugefügt werden können. Außerdem können diese Datensätze jederzeit reaktiviert werden, bspw. wenn eine Person nach einer Vermittlung doch in die WfbM zurückkehrt.

Bei Personen, die bereits im Vorjahr ausgeschieden sind, können Sie entscheiden, ob der Datensatz als »ausgeschieden« markiert und für eine eventuelle Reaktivierung erhalten bleiben oder komplett gelöscht werden soll.

Sollten Sie Daten händisch aus dem Tabellenblatt gelöscht haben, so dass eine Leerzeile entstanden ist, funktionieren bestimmte Funktionen nicht mehr. Sie können in diesem Fall die Leerzeilen beseitigen, indem Sie einfach in der die Spalte »Name« irgendein Zeichen einfügen, den Löschassistenten aufrufen und dort Ausgeschieden im Vorjahr und komplett löschen auswählen. Bei Aufruf aus dem Tabellenblatt heraus können auch mehrere Namen mit Hilfe der gedrückten STRG-Taste ausgewählt und auf einmal entfernt werden.

Gruppenwechsel

Wenn Personen dauerhaft die Gruppe wechseln, genügt es, die Angabe zu Gruppenleitung/Gruppe im Tabellenblatt oder der Dateneingabemaske zu ändern. Der Transfer in die jeweiligen Gruppenleiterdateien funktioniert jedoch nur dann automatisch, wenn die Änderung über die Dateneingabemaske vorgenommen wird. Bei Manueller Änderung im Tabellenblatt müssen beide Gruppenleiterdateien von Ihnen neu erzeugt werden!

Hinweis: Bei vorübergehenden Gruppenwechseln, etwa für Praktika ist die Anpassung der Dateien nicht nötig, da Fähigkeitsmessungen am besten durch die eigentlichen Gruppenleitung vorzunehmen sind und die Praktikums-Gruppenleitung daher keine Daten ändern muss.

Betriebsstättenwechsel

Wenn Personen von einer Betriebsstätte in eine andere wechseln, muss ihr Datensatz von einer Kennzahlendatei in eine andere transferiert werden. Hierfür steht ein Assistenz-Makro zur Verfügung, das Sie über die Schaltfläche »Betriebsstättenwechsel« links unten in der Dateneingabemaske starten können. Wählen Sie in der Dateneingabemaske zunächst den Datensatz aus, der zu transferieren ist, und starten Sie dann den Assistenten. Wählen Sie darin die Kennzahlendatei der aufnehmenden Betriebsstätte aus. Nach Abschluss des Transfers müssen beide Gruppenleiterdateien, die der abgebenden und die der aufnehmenden Gruppe von Ihnen neu erstellt werden (s. Erzeugung der Gruppenleiterdateien!

Wenn Sie Datensätze lieber manuell transferieren möchten, führen Sie bei einem Betriebsstättenwechsel bitte folgende Schritte durch:

1. Öffnen Sie beide Zentraldateien, die der abgebenden und die der aufnehmenden Betriebsstätte!
2. Suchen Sie in der Zentraldatei der abgebenden Betriebsstätte die Zeile mit den Angaben der wechselnden Person im Blatt »MA-Daten«!
3. Markieren Sie alle orangen Zellen dieser Zeile, d.h. von Spalte B bis Spalte »NOTES«, nicht die anderen grauen Zellen! Kopieren Sie diese Zellen!
4. Gehen Sie nun zur Zentraldatei der aufnehmenden Betriebsstätte, dort in das Blatt »MA-Daten« und dort bis ganz unten zur letzten gefüllten Zeile. Markieren Sie die Zelle in Spalte B in der ersten leeren Zeile unterhalb der letzten gefüllten. Fügen Sie die zuvor kopierten Werte ein!
5. Löschen Sie nun, wieder in der Zentraldatei der abgebenden Betriebsstätte, den Datensatz der gewechselten Person, indem Sie irgendeine Zelle in der Zeile der Person markieren und den Löschassistenten über die Schaltfläche »Datensatz löschen« oben aufrufen (s.o.). Geben Sie dort an, dass die Person vergangenes Jahr ausgeschieden ist und gelöscht werden soll. Die Zeile wird daraufhin vollständig entfernt, so dass keine doppelten Daten in abgebender und aufnehmender Zentraldatei enthalten sind.
6. Speichern Sie beide Zentraldateien!
7. Erzeugen Sie beide Gruppenleiterdateien neu, die der abgebenden und der aufnehmenden Gruppe!

Import der ABM-/ABA-Teilnahmelisten

Um die Daten aller Teilnahmelisten auszuwerten und in die Kennzahlendatei(en) zu übertragen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Sammeln Sie spätestens Ende des Jahres alle ABM-/ABA-Teilnahmelisten-Dateien aller Betriebsstätten der Gesamt-WfbM und speichern Sie sie in einem Ordner ab.
2. Verwenden Sie die Schaltfläche »Listen importieren« im Blatt »Liste ABM« der Kennzahlendatei, um die Ergebnisse aller Teilnahmelisten-Dateien aller Standorte einzulesen. Alle Gesamtergebnisse werden automatisch berechnet, so dass Sie keinerlei weitere Berechnungen durchzuführen haben.
3. Die Schaltfläche »Ergebnisse zeigen« bewegt die Ansicht ganz nach rechts zu dem Bereich, in dem die Ergebnisse angezeigt werden.
4. Kopieren Sie nun die fertig berechneten Ergebnisse in das Blatt »WfbM-Daten« sowie ggfs. in die Kennzahlendateien anderer Betriebsstätten. Hierfür steht ein Assistenz-Makro zur Verfügung. Starten Sie den Assistenten über die Schaltfläche »Ergebnisse verteilen« im Blatt »Liste ABM«. Sofern die Kennzahlendateien der anderen Betriebsstätten im gleichen Ordner abgelegt sind und nicht umbenannt wurden, werden sie automatisch gefunden, andernfalls wählen Sie für jede Betriebsstätte die betreffende Kennzahlendatei aus.
   

   
   Alternativ können Sie die Ergebnisse auch manuell verteilen:

   • Version für WfbM mit mehreren Betriebsstätten: Kopieren Sie die fertig berechneten, orange umrandeten Ergebnisse der ersten Betriebsstätte in das Blatt »WfbM-Daten«. Öffnen Sie dann die Kennzahlendatei der zweiten Betriebsstätte und kopieren Sie die Ergebnisse dieser Betriebsstätte aus der Liste ABM der ersten Datei ins Blatt »WfbM-Daten« der zweiten Datei. Analog verfahren Sie mit allen anderen Betriebsstätten. Die Ergebnisse der Gesamt-WfbM (rot umrandet) müssen nicht kopiert werden.
   • Version ohne Betriebsstätten: Kopieren Sie die fertig berechneten, rot umrandeten Ergebnisse der Gesamt-WfbM in das Blatt »WfbM-Daten«.
5. Die einzelnen ABM-/ABA-Teilnahmelisten-Dateien brauchen Sie nicht an das ITA zu liefern, sie verbleiben bei Ihnen.

Hinweis: Es passiert immer mal wieder, dass Kursleitungen Angaben in eine ABM-Liste eintragen, die zu Formelfehlern führen. Nach dem Import in die »Liste ABM« tauchen dann Fehler (z.B. »#####«) in der Tabelle auf, die sich auch in die Gesamtergebnisse fortsetzen können. Meistens können Sie die Fehler selbst beheben, indem Sie alle Angaben der betroffenen ABM-Listen in die leere Referenzdatei übertragen. Dafür gibt es eine Assistenzdatei, die das automatisiert für zahlreiche Listen auf einmal erledigt. Sie finden die Assistenzdatei im allgemeinen Downloadordner: WfbM-BM ABM-Listen übertragen.xlsm. Sollte das nicht den gewünschten Erfolg bringen, laden Sie am besten die fehlerhaften ABM-Listen in Ihren Cloudordner hoch und informieren Sie uns - dann finden wir meistens rasch die Fehler.

Datentransfer an das ITA

Achten Sie zum Ende des Messjahres darauf, dass alle veränderten Datensätze der Gruppenleitungen importiert wurden, insb., wenn einige nicht automatisch auf einem Netzwerkordner speichern können. Vor dem Transfer an das ITA löschen Sie bitte mit Hilfe der Schaltfläche »Namen löschen« im Blatt »MA-Daten« die Namen und fertigen Sie eine separate Kopie der Datei ohne Namen an. Behalten Sie die Version mit Namen für den Import im nächsten Jahr! Laden Sie die anonymisierte Datei in Ihren Ordner in der ITA-Cloud hoch. Dateitransfer und Cloudordner sind geschützt und deutlich sicherer als Emailversand. Senden Sie daher bitte keine Dateien per Email, sondern nutzen Sie immer Ihren werkstattspezifischen Upload-Ordner.