Kurzüberblick

Aus ITA-Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Hier können Sie sich einen raschen Überblick über das »WfbM-Benchmarking der Teilhabe am Arbeitsleben« verschaffen! Wie läuft die Erhebung ab? Was passiert wann im Jahr? Worauf ist zu achten? Wer macht was? Diese und andere Details der praktischen Umsetzung sind hier im Kurzüberblick zu finden. Interessant für neu ins Benchmarking einsteigende Werkstätten, aber natürlich auch für Einzelpersonen, die sich neu mit dem Benchmarking, das womöglich schon seit Jahren in der WfbM genutzt wird, beschäftigen.


Warum WfbM-Benchmarking?

Das WfbM-Benchmarking ist ein erprobtes und bewährtes Verfahren, um die Qualität der Teilhabe am Arbeitsleben und mithin die Wirkung der Teilhabeleistung in der Werkstatt zu bewerten. Geeignete Maßnahmen zur Messung und zum Nachweis von Wirkungen sind nicht nur im BTHG für jede WfbM vorgeschrieben, Werkstätten haben darüber hinaus ein wachsendes eigenes Interesse daran, Qualität und Wirkungen nachweisen zu können. Alle Akteursgruppen in und um die die WfbM sollren über Qualität und Wirkung der Leistungserbringen informiert werden:

  • Mitarbeiter mit Behinderung und ihre Angehörigen bzw. gesetzl. Betreuer können anhand von Qualitätsergebnissen besser selbstbestimmt entscheiden und an der Qualitätsweiterentwicklung in der Werkstatt mitarbeiten.
  • Menschen mit Behinderung, für die u.U. eine Tätigkeit in der Werkstatt in Frage kommt, können sich über veröffentlichte (Teil-)Ergebnisse informieren, wodurch gegebenfalls ein Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen WfbM entsteht.
  • Kooperationspartner der WfbM, etwa Betriebe, Zulieferer, Wohneinrichtungen, kommunale Einrichtungen, Vereine u.a. werden über die Qualität in der Werkstatt sowie die Schritte der kontinuierlichen Weiterentwicklung unterrichtet. Die positive öffentliche Wahrnehmung der Werkstatt wird dadurch gefördert.
  • Kostenträger können u.U. ausgewählte Teilergebnissen zugänglich gemacht werden, um gute Qualität zu dokumentieren. Möglichst kompatible Kennzahlen ermöglichen darüber hinaus eine effizientere Berichterstattung von Indikatoren, die von Kostenträgern verpflichtend gefordert werden.

Die verschiedenen Interessensgruppen adäquat mit geeigneten Informationen zu versorgen, ist Aufgabe und Zuständigkeit der Öffentlichkeitsarbeit der Werkstatt. Zu Beginn der Teilnahme am WfbM-Benchmarking sollte daher ein Konzept der Öffenlichkeitsarbeit entwickelt werden.


Wie läuft die Erhebung ab?

Im Rahmen des WfbM-Benchmarkings werden Daten zu Kennzahlen und Checklisten erhoben sowie Befragungen der Mitarbeiter mit Behinderung und des Fachpersonals durchgeführt. Die Erhebung zieht sich immer über ein Kalenderjahr hinweg. Allerdings werden nicht alle Bestandteile von allen Werkstätten genutzt, nicht alle sind verpflichtend und nicht alles wird jedes Jahr wiederholt. Dadurch ergibt sich eine große Flexibilität für WfbM, nur das zu nutzen, das benötigt wird bzw. das mit dem gewünschten Aufwand umsetzbar ist. Die Erhebungen in Kürze:

  • Kennzahlen: Es werden Daten zu objektiven Kennzahlen in der Werkstatt gesammelt. Die Datensammlung wird von der WfbM selbst umgesetzt, die Daten werden in der so genannten Kennzahldatei (in Microsoft Excel) dokumentiert und per Cloud-Upload ans ITA übermittelt. Es gibt Kennzahlen auf Ebene einzelner Mitarbeiter (z.B. absolvierte Praktika, Tätigkeit auf BiAp), Kennzahlen für Personengruppen je Standort (z.B. Anzahl Gruppenleitungen mit SPZ-Anerkennung) und Kennzahlen für die Gesamt-WfbM (z.B. Anzahl zertifizierter Qualifierungsbausteine). Die meisten Kennzahlen werden jährlich gemessen, einige zweijährig. Neben verpflichten Basiskennzahlen gibt es eine Reihe vertiefender freiwilliger Kennzahlen.
  • Checklisten: Die Checklisten sind Fragebögen, die von Fachabteilungen oder Vertretungen ausgefüllt werden. Derzeit gibt es die »Checkliste Integrationsmagement« und die »Checkliste Inklusion«, die im jährlichen Wechsel eingesetzt werden.
  • Mitarbeiterbefragung: Die Befragung der Mitarbeiter mit Behinderung ist als freiwillige Teilnahme aller Mitarbeiter (Vollerhebung) an einem standardisierten Interview vorgesehen. Für Personen, für die die Standardversion der Befragung zu schwer verständlich ist, gibt es einen vereinfachten Kurzfragebogen. Außerdem steht ein besonderer Fragebogen für Mitarbeiter mit BiAp zur Verfügung. Die Durchführung der Befragung wird von der WfbM selbst organisiert. Es können eigene Personen als Interviewer, dann standortrotierend, oder Externe (z.B. Studierende, HEP-Schüler) eingesetzt werden. Die Befragung sollte alle drei Jahre durchgeführt werden.
  • Personalbefragung: Die Befragung des gesamten Personal der WfbM (inkl. Verwaltung, Technik usw.) ergänzt die Perspektive der Bewertung der Leistungsqualität durch die Leistungserbringer. Diese als Onlinebefragung zum Selbstausfüllen konzipierte Erhebung ist grundsätzlich freiwillig nutzbar und nicht verpflichtend. Zeitpunkt und Wiederholungsrhythmus können frei gewählt werden.


Was passiert wann im Jahr?

  • Vorbereitung der Erhebung: Zu Jahresbeginn werden die Messunterlagen des neuen Messjahres zur Verfügung gestellt, z.B. die jährlich aktualisierte Excel-Kennzahlendatei oder die Datei zur Dokumentation wahrgenommener ABM-Stunden. Unterlagen für Befragungen werden vom ITA auf Anfrage termingerecht vorbereitet. Bitte informieren Sie uns mind. 4 Wochen vor den gewünschten Befragungsstart.
  • Durchführung der Erhebung: Mitarbeiterbezogene Kennzahlen werden von Januar bis Dezember dokumentiert. Hinzu kommen Kennzahlen, die zum Stichtag 31.12. festgehalten werden. Die Durchführung der Befragungen kann frei terminiert werden, idealerweise eher im Herbst.
  • Lieferung der Daten: Kennzahlendateien, Checklistendateien und Ergebnisdateien der Mitarbeiterbefragung müssen idealerweise zum 31.12. ans ITA übermittelt werden. Kein Problem ist die Lieferung bis zum 15.1. des Folgejahres, Deadline ist der 31.1. des Folgejahres. Sollte auch bis dahin bei Ihnen die Datenlieferung nicht klappen, bedeutet das natürlich nicht, dass wir Ihre Daten gar nicht mehr auswerten. Wir können dann nur nicht mehr mit der Gesamtauswertung für alle anderen WfbM warten. Das heißt, später eintreffende Daten werden selbstverständlich auch ausgewertet, können aber u.U. nicht im Rahmen des Benchmarkings und der Rangplatzbewertung genutzt werden. Ihren Auswertungsbericht erhalten Sie in jedem Fall!
  • Kurzauswertung und Korrektur der Daten: Anfang Februar erhalten Sie eine Kurzauswertung Ihrer Daten, die dazu dient, die Vollständigkeit, Plausibilität und Korrektheit zu prüfen. Hierzu am besten immer auch die Fachabteilungen hinzuziehen, die bspw. wissen, ob die gelieferten Zahlen vermittelter Mitarbeiter stimmen oder nicht. Bis spätestens 20.2. können korrigierte Daten übermittelt werden.
  • Auswertung und Ergebnispräsentation: Das ITA liefert Anfang März die fertigen Auswertungsberichte, zunächst via Cloud als PDF-Datei und einige Tage später per Post als Papierexemplar. Selbstverständlich können auch nach Ausfertigung der Auswertung noch Daten korrigiert werden. Der Bericht kann dann korrigiert, neu erzeugt und die betreffenden Seiten neu gedruckt werden. Je nach Auslastung am ITA variieren hierfür allerdings die Bearbeitungszeiten, daher ist die Korrektheit der Daten möglichst vorher sicher zu stellen. Auf Wunsch kann das ITA zur Interpretation und Vorstellung der Ergebnisse gebucht werden. Termine hierfür sind ab Juni bis Ende Herbst hinein verfügbar.
  • Benchmarking-Workshop: Immer im Mai werden die Benchmarking-Workshops durchgeführt. Bis zu 3 Vertreter aller teilnehmenden WfbM kommen zusammen, um Gute Praxis zu berichten, sich fachlich auszutauschen und möglichst viel von den Besten zu lernen und für die eigene Arbeit mitzunehmen. Das Besondere daran und der Mehrwert gegenüber normalen Konferenzen ist die für alle einheitliche konkrete Zahlenbasis über das WfbM-Benchmarking als Grundlage des Austauschs! Derzeit gibt es noch zwei Workshops, einen in Niedersachsen und einen für die WfbM aus den anderen Bundesländern.
  • Weiterentwicklung des Benchmarking: Alle Werkstätten können an der regelmäßigen Übnerprüfung und Weiterentwicklung des Benchmarking-Instruments mitarbeiten. Entsprechende Anregungen werden vom ITA übers Jahr gesammelt. Im Herbst findet bei Bedarf das so genannte Forum statt, bei dem Neuerungen diskutiert und abgestimmt werden. Bei Bedarf werden Weiterentwicklungs-AGs zu bestimmten Themen ins Leben gerufen, die sich gesondert abstimmen und treffen.
  • Nutzung der Ergebnisse: Ein zentraler und nicht zu unterschätzender Bestandteil ist die umfassende Nutzung der Benchmarking-Ergebnisse. Die Werkstatt organisiert sich hierbei selbst gemäß der eigenen Strategie. Sinnvolle Rahmendaten hierfür sind: Lieferung und Prüfung der Vorjahresergebnisse sowie Organisation der neuen Messung (Jan-Feb); Analyse des Auswertungsberichts (Mär); Zielplanung für Verbesserungen (Apr); Teilnahme an Benchmarking-Workshop (Mai); Konzeption und Initiierung der Umsetzung von Verbesserungen (ab Mai); Kommunikation der Ergebnisse innerhalb und außerhalb der WfbM (Jun-Sep); gfs. Durchführung von Befragungen (Okt-Nov); Sammlung und Prüfung der Messdaten des aktuellen Jahres (Dez).


Wer macht was?

Die Organisation von Rollen und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung des WfbM-Benchmarking in Ihrer Werkstatt liegt natürlich bei Ihnen selbst. Aus der Erfahrung aus über 15 Jahren Benchmarking in rund 75 WfbM gibt es aber einige Hinweise zu Strukturen, die sich gut bewährt haben:

  • Benchmarking-Team: Das Benchmarking-Team ist zuständig für die Organisation, Steuerung und das Controlling der eigentlichen Erhebungen. In kleinen Einrichtungen genügen ein Haupt-Benchmarking-Ansprechpartner und ein Stellvertreter, in größeren sollte jeder Standort über eine Haupt- und eine Stellvertreterperson verfügen. Gut geeignet für diese Aufgabe sind Qualitätsmanager, aber auch die Ansiedlung im Sozialen Dienst funktioniert in vielen WfbM sehr gut. Das notwendige Zeitbudget für WfbM-Benchmarking hängt sehr vom Organisationsgrad und dem Grad der Digitalisierung ab und variiert zwischen 2 Tagen bis mehrere Wochen pro Jahr. Alle Teammitglieder sollten eine WfbM-Benchmarking-Schulung des ITA absolviert und sich somit mit allen Details der korrekten Umsetzung vertraut gemacht haben.
  • Gruppenleitungen: Die Gruppenleitungen können in die eigentliche Erfassung von Kennzahlendaten einbezogen werden. Um für die Mitarbeiter einer Gruppe die nötigen Angaben zu Kennzahlen in der Excel-Kennzahlendatei festzuhalten, sollten kaum mehr als 2-3 Stunden pro Jahr notwendig sein. Die Zusatzbelastung für Gruppenleitungen ist also sehr niedrig. Durch die verteilte Datendokumentation wird das Benchmarking-Team aber deutlich entlastet. Für Gruppenleitungen genügt eine kurze Einführung durch das Benchmarking-Team, eine Teilnahme an den ITA-Schulungen ist nicht nötig.
  • ABM-Kursleitungen: Für die Kennzahlen zu arbeitsbegleiten Maßnahmen müssen Anwesenheitslisten geführt werden, was mit Hilfe ABM-Teilnahmeliste sehr einfach möglich ist. Diese Listen sollten durch die Kursleitungen selbst ausgefüllt werden. Der Zeitbedarf liegt bei max. 30 Minuten pro Kurs, eine Schulung ist nicht erforderlich.
  • Integrationsmanagement: Integrationsmanager, Jobcoaches und Personen aus ähnlichen Fachabteilungen sind in der Regel sehr gut unterrichtet über Kennzahlen, die bspw. externe Praktika, die Tätigkeit auf BiAp, Vermittlungen u.ä. betreffen. Alle zwei Jahre sind diese Personen auch für das Ausfüllen der Checkliste Integrationsmanagement zuständig. Sie können diese Angaben selbst vornehmen oder zumindest die Richtigkeit kontrollieren. Der Aufwand hierfür ist gering.
  • Personalabteilung: Für die Kennzahlen zur Fort- und Weiterbildung sowie zu Coaching und Supervision des Fachpersonal kann die Personalabteilung in der Regel am einfachsten Daten liefern. Das Benchmarking-Team stellt hierbei sicher, dass die Angaben korrekt gemäß der Kennzahlenbeschreibung dokumentiert werden. Der Aufwand für die Personalabteilung ist sehr gering.
  • Öffentlichkeitsarbeit: Im Idealfall gibt es in der Werkstatt eine Abteilung, die sich mit Öffentlichkeitsarbeit befasst. Diese sollte von Beginn an ins Benchmarking einbezogen sein, um jedes Jahr nach innen und außen über Ergebnisse zu berichten.
  • KVP-Team: Das KVP- oder auch Verbesserungs-Team kümmert sich um die Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Die Verantwortlichkeit hierfür sollte nicht beim Benchmarking-Team alleine liegen, sondern bei einer gemischt zusammengesetzten Gruppe, die in der Lage ist, werkstattweite Veränderungen anzustoßen. Eine Besetzung mit Vertretern des Fachpersonals, des Betriebsrats, des Werkstattrats und der Leitungebene ist ideal. Das Benchmarking-Team unterstützt das KVP-Team mit Fachkenntnissen zu Messung und Ergebnissen. Das KVP-Team analysiert die Ergebnisse, führt internee Workshops zur partizipativen Entwicklung und Priorisierung von Veränderungsmaßnahmen durch, ruft projektspezifische Arbeitsgruppen ins Leben und behält den Überblick über den Fortgang.


Wird besondere Software benötigt?

Nein! Das WfbM-Benchmarking ist nach wie vor ein Projekt mit geringem Aufwand, das einfach und ohne Zusatzkosten umsetzbar sein soll. Daher wird auf spezielle Server- und Datenbankinstallationen verzichtet und stattdessen eine einfache Lösung mit Exceldateien beibehalten. Nichtsdestotrotz hat sich in einigen WfbM die Nutzung der ohnehin verfügbaren Softwarepakete zur Mitarbeiterverwaltung (z.B. Micos Bevia) bewährt, um darin auch Daten fürs WfbM-Benchmarking zu erfassen. Diese Vorgehensweise ermöglicht insb. Gruppenleitungen eine Dokumentation von Kennzahlendaten ohne Medienbrüche. Um die Daten ans ITA zu übermitteln, wird Ende des Jahrs ein Datenexport von Bevia und Import in die Exceldatei durchgeführt.