Die Kennzahlendatei

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Hinweis: Dies ist die ausführliche Anleitung für Benchmarking-Beauftragte. Für Gruppenleitungen gibt es eine Kurzversion für Gruppenleitungen.


Die Kennzahlendatei dient der Erfassung der Daten aller Kennzahlen des WfbM-Benchmarkings. Andere Dateien nur für die Mitarbeiterbefragung sowie die Checkliste Inklusion erforderlich. Eine Datei enthält die Daten einer Betriebsstätte/eines Standorts oder bei Werkstätten, die nicht über mehrere Betriebsstätten verfügen oder das Modul Betriebsstätten-Vergleich nicht nutzen, der ganzen Werkstatt. Es ist nicht notwendig, die Daten mehrerer Betriebsstätten-Dateien zu einer Gesamtdatei zusammenzufügen. Mit Hilfe der Kennzahlendatei ist es möglich, nahezu papierlos, voll elektronisch alle relevanten Kennzahlendaten mit niedrigem Erhebungsaufwand zu erfassen. Optimal ist die Nutzung der so genannten Gruppenleiterdateien, mit denen Gruppenleitungen selbst kennzahlenrelevante Angaben erfassen können. Bei effizienter Organisation sollte pro Gruppenleiter ein Zeitaufwand von zwei bis drei Stunden pro Messjahr ausreichen, um alle Daten fürs WfbM-Benchmarking für alle Mitarbeiter seiner Gruppe einzutragen!

Hinweis zu Makros: Die Kennzahlendatei verfügt über Makros, die viele Komfort- und Qualitätssicherungsfunktionen bereitstellen. Die Dateneingabemaske ist bspw. über Makros realisiert. Da Makros auch Schadfunktionen ausführen können und immer wieder Exceldateien im Internet kursieren, die Viren und Trojaner enthalten, herrschen in vielen Unternehmen hohe Sicherheitsanforderungen an Officedateien, die Makros enthalten. In der Regel können diese Dateien nicht mehr per Email versandt werden. In manchen Unternehmen sind Excelmakros in den Einstellungen der PCs grundsätzlich deaktiviert. Kontaktieren Sie ggfs. Ihre IT-Abteilungen, um die Makros der Kennzahlendatei freizuschalten. Bei Interesse kann Ihre IT-Abteilung gerne den Quelltext der Makros begutachten. Das ITA ist aktuell bemüht, ein öffentliches Zertifikat zu erwerben, um alle Exceldateien eindeutig zu zertifizieren.


Allgemeines

Die Benchmarking-Beauftragten sind zuständig dafür, dass alle Kennzahlen korrekt erfasst und in die Kennzahlendatei eingetragen werden. Der normale Ablauf sieht folgende Schritte vor:

  • Aktuelle Kennzahlendatei: Für jedes Messjahr wird die neue Kennzahlendatei im Online-Ordner Downloads zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Das Passwort liegt Ihren Benchmarking-Beauftragten vor oder kann bei Bedarf neu angefordert werden: benchmarking@ita-kl.de. Es ist bitte immer nur die Version des aktuellen Messjahres zu verwenden, da es in der Regel zumindest kleinere Änderungen gibt.
  • Auswahl von Optionen: Die Kennzahlendatei muss zu Beginn für Ihre Werkstatt konfiguriert werden. Hierbei können einige Optionen ausgewählt und gegebenfalls die Nutzung freiwilliger Kennzahlen aktiviert werden. Dies sollte für alle Betriebsstätten/Standorte identisch vorgenommen werden!
  • Nutzung von Gruppenleiterdateien: Jede Betriebstätte kann unabhängig entscheiden, ob Gruppenleitungen in die Kennzahlenerfassung einbezogen werden oder ob eine ausschließlich zentrale Dateneingabe bevorzugt wird. Wenn Gruppenleiterdateien genutzt werden sollen, können Sie durch die Benchmarking-Beauftragten erzeugt und den Gruppenleitungen zugänglich gemacht werden.
  • Datendokumentation: Die eigentliche Erfassung der Kennzahlendaten erfolgt über je nach eigener Organisation über das ganze Messjahr hinweg (z.B. wird ein absolviertes Praktikum unmittelbar nach Abschluss eingetragen) oder auch gesammelt zu bestimmten Zeitpunkten. In letzterem Fall müssen evtl. Hilfslisten geführt werden, um kennzahlenrelevante Vorgänge nicht zu vergessen.
  • Übermittlung ans ITA: Spätestens zum 15.1. des Folgejahres sind die Kennzahlendateien per Cloudupload ans ITA zu übermitteln. Deadline ist der 31.1.!


Zentraldatei und Gruppenleiterdateien

Die grundlegende Vorgehensweise der Dateneingabe und -verwaltung basiert auf einer Zentraldatei, die die Angaben sämtlicher Mitarbeiter enthält, und mehreren so genannten Gruppenleiterdateien, die jeweils nur die Daten einer Gruppe von Mitarbeitern enthalten und speziell für die Nutzung durch einen Gruppenleiter vereinfacht und angepasst sind. Die Nutzung der Gruppenleiterdateien und Einbeziehung der Gruppenleitungen in die Datenerfassung kann von jeder WfbM frei entschieden werden. Wenn Sie diese Option nicht nutzen möchten, ist selbstverständlich auch die zentrale Eingabe aller Daten einer Betriebsstätte in eine (Zentral)Datei möglich. In diesem Fall überspringen Sie diesen Abschnitt.

Die Gruppenleiterdatei ersetzt Stapel von Papiererfassungsbögen, die vormals an Gruppenleiter verteilt, von ihm bearbeitet und am Ende des Messjahres an den zentralen Benchmarking-Beauftragten zurückgegeben wurden, um dann eingetippt zu werden. Nun wird an den Gruppenleiter stattdessen nur eine Gruppenleiterdatei im Netzwerk bereitgestellt, die dieser im Laufe des Messjahres bearbeitet. Die Änderungen werden automatisch in die Zentraldatei übertragen.

Die Vorgehensweise mit Zentraldatei und Gruppenleiterdateien funktioniert nur dann zuverlässig, wenn ein Netzwerkordner zur Verfügung steht, auf den der Benchmarking-Beauftragte und die Gruppenleiter (wenigstens zeitweise) mit Schreibrechten zugreifen und über den Daten ausgetauscht werden können.


Vorgehensweise:

  • Zu Beginn des Messjahres bereiten Sie die Daten in der Zentraldatei so vollständig wie möglich vor. Mindestens müssen die Erstkonfiguration, die Auswahl eventueller freiwilliger Kennzahlen, der Import der Stammdaten und die Aktualisierung der Gruppenzugehörigkeit aller Mitarbeiter vorgenommen werden.
  • Anschließend erzeugen Sie Gruppenleiterdateien und legen sie im Netzwerk ab.
  • Es können Angaben in Zentraldatei und Gruppenleiterdatei aktualisiert werden. Es ist aber empfehlenswert, nicht die gleichen Angaben in beiden Dateien gleichzeitig zu verändern. Beispielsweise kann der Gruppenleiter absolvierte Praktika einpflegen, während der soziale Dienst die Angaben zum aktuellen Förderplan einträgt.
  • Immer, wenn in der Zentraldatei oder in den Gruppenleiterdateien Angaben geändert werden, wird automatisch eine so genannte Transferdatei erzeugt und in einem Netzwerkordner gespeichert, die beim Öffnen der jeweils anderen Datei automatisch importiert wird. Auf diese Weise bleibt der Datenbestand in Zentraldatei und Gruppenleiterdateien identisch und stets aktuell.
  • Gruppenwechsel von Mitarbeitern innerhalb einer Betriebsstätte können ganz einfach durch Ändern der Gruppenzugehörigkeit in der Zentraldatei durchgeführt werden. Der Übertrag in die Gruppenleiterdateien der aufnehmenden und der abgebenden Gruppe erfolgt automatisch. Für Wechsel von Mitarbeitern zu einer anderen Betriebsstätte steht ein Extra-Assistent zur Verfügung. In diesem Fall müssen anschließend die Gruppenleiterdateien der aufnehmenden und der abgebenden Gruppe neu erzeugt werden.


Hintergrund: Warum nicht mit Onlinedatenbank? Die Vorgehensweise mit getrennten doppelten Datenbeständen in Zentraldatei und Gruppenleiterdatei ist eine pragmatische Lösung, die Nachteile mit sich bringt. Professioneller und in vielen Werkstätten bereits vorhanden wäre eine zentrale Serverdatenbank wie SQL, Oracle oder Access, auf die über ein Netzwerk von überall zugegriffen werden kann und die auch gleichzeitige Zugriffe verwaltet. Über eine Nutzerverwaltung bekommen unterschiedliche Nutzer nur bestimmte Daten zu sehen und zu bearbeiten. Die Daten sind stets nur einmal vorhanden und immer aktuell nutzbar. Eine solche Lösung wäre vorteilhaft, würde aber voraussetzen, nur für das verhältnismäßig kleine Benchmarking-Projekt eine spezifische, vom ITA vorgegebene Server- und Datenbankinfrastruktur zu installieren und zu nutzen. Der Kosten- und Wartungsaufwand hierfür wäre deutlich höher und sowohl für das ITA als auch für die beteiligten Werkstätten kaum sinnvoll zu tragen. Eine zweite Lösung, eine zentral vom ITA gewartete Datenbank, die per Onlinezugriff genutzt wird, ist aus Datenschutzgründen derzeit ebenfalls nur sehr aufwändig umsetzbar. Außerdem ist durchgehender Onlinezugang nach wie vor nicht an jedem Arbeitsplatz in Werkstätten gegeben. Eine Nutzung in Ihrer Werkstatt ohnehin bestehender Datenbanken und Personalverwaltungsprogramme wird von uns nach Möglichkeit unterstützt. Wenn Sie hierzu Fragen haben, melden Sie sich gerne!


Hintergrund: Welche Dateien müssen wo sein und dienen wozu?
Zentraldatei: Die Zentraldatei enthält die Angaben aller Mitarbeiter. Sie wird vom WfbM-Benchmarking-Beauftragten (der Betriebsstätte bzw. Gesamt-WfbM) gepflegt und kann an beliebigem Ort gespeichert werden.
Gruppenleiterdateien: Diese Dateien sind eine reduzierte und vereinfachte Kopie der Zentraldatei mit den Angaben nur einer Gruppe von Mitarbeitern. Sie wird von der Gruppenleitung benutzt und kann an beliebigem Ort gespeichert werden. Ggfs. ist es nützlich, die Gruppenleiterdateien auch zentral im Netzwerk zu speichern, damit der WfbM-Benchmarking-Beauftragte für Kontrollen darauf zugreifen kann. Die Datei kann über die normale Verschlüsselungsfunktion von Excel zugriffsgeschützt werden.
Transferdateien: Diese Dateien werden automatisch immer dann erzeugt, wenn die Dateneingabemaske benutzt und darin Angaben verändert werden oder eine Fähigkeitsmessung vorgenommen wird. Mit den Transferdateien muss nicht aktiv gearbeitet werden. Sie enthalten nur die veränderten Datensätze, sind klein, unformatiert und durch ein Passwort zugriffsgeschützt. Diese Dateien müssen im Netzwerkordner liegen und dürfen nicht umbenannt werden. Nach erfolgreichem Import werden sie nicht mehr gebraucht und könnten gelöscht oder besser in einen Archivordner verschoben werden.


Datei konfigurieren

Bei der ersten Verwendung der Datei müssen zunächst im Blatt »Optionen« Einstellungen vorgenommen werden. Über die Schaltfläche »Datei konfigurieren« wird die Datei dann mit den individuellen Einstellungen vorbereitet. Folgende Einstellungen sind hierbei erforderlich:

  • Auswahl der eigenen Werkstatt: Hierdurch wird vorausgewählt, ob die Datei für das Benchmarking Bund oder Niedersachsen genutzt wird und ob es den Betriebsstättenvergleich gibt
  • Ggfs. Auswahl der Betriebsstätte: Sofern der Betriebsstättenvergleich genutzt wird
  • Entscheidung, ob Gruppenleiterdateien genutzt werden: Hierdurch wird die entsprechende Funktionalität aktiviert bzw. verborgen, so dass bei Nichtnutzung keine unnötig komplizierte Datei entsteht
  • Ggfs. Auswahl eines Netzwerkordners: Nur erforderlich, wenn Gruppenleiterdateien genutzt werden. Der Netzwerkordner muss für alle Gruppenleiter schreibberechtigt sein. In diesem Ordner werden automatisch die Transferdateien der veränderten Datensätze und für den Import/Export abgespeichert. Bei auswärts arbeitenden Gruppen oder Gruppen ohne Netzwerkanbindung können die Gruppenleiter die Transferdateien auch lokal abspeichern und Ihnen per Mail oder USB-Stick weitergeben. Speichern Sie die empfangenen Transferdateien in dem Ordner ab, der in Ihrer Zentraldatei als Netzwerkordner angegeben ist, damit sie automatisch beim nächsten Öffnen importiert werden!
  • Entscheidung, welche freiwilligen Kennzahlen genutzt werden: Bitte einheitlich für die gesamte Werkstatt.

Wenn alle Angaben vorliegen, sind im Blatt »Optionen« links nur noch grüne Häkchen zu sehen. Wenn stattdessen rote Kreuzchen angezeigt werden, fehlen noch Angaben.

Sobald Sie alle Angaben gewählt haben, drücken Sie bitte auf die Schaltfläche »Datei konfigurieren«! Hierdurch werden alle für Ihre Werkstatt irrelevanten Inhalte der Datei, z.B. Spalten im Blatt »MA-Daten« von Kennzahlen, die Sie nicht erheben, ausgeblendet. Sie sehen dadurch nur das, was für Sie von Bedeutung ist und können so mit einer maximal vereinfachten Datei arbeiten.


Vorbereitung der Datei (für neue WfbM)

– Nur für Werkstätten, die neu ins WfbM-Benchmarking der Teilhabe am Arbeitsleben einsteigen –

Zur Inbetriebnahme der Datentransferdatei ist die Anlage der Personalstammdaten im Blatt »MA-Daten« notwendig. Für jeden Mitarbeiter der Werkstatt ist eine Zeile vorgesehen. Für die Erstanlage der Datei sind mindestens folgende Angaben erforderlich:

  1. Personal-ID (Spalte B) und/oder
  2. Name des Mitarbeiters (Spalte C) sowie
  3. Name des zuständigen Gruppenleiters (Spalte F), notwendig für die Erzeugung der Gruppenleiterdateien. Anstelle des Namens der Gruppenleitung können Sie Abkürzungen, Nummern oder beliebige Gruppenbezeichnungen, z.B. Lager_01, verwenden, die Bezeichnungen müssen nur eindeutig sein.
  4. Behinderungsart (Spalten G-N)
  5. Datumsangaben zum Eintritt in die WfbM (wenn vor 2004) bzw. Ende des Eingangsverfahrens und des Berufsbildungsbereichs (Spalten AF-AH), nur notwendig und eingeblendet, wenn die Fähigkeitsmessung genutzt wird


Hinweis: In die Tabelle müssen nur Mitarbeiter eingetragen werden, wenn sie das Eingangsverfahren beenden und in den Berufsbildungsbereich eintreten! Weitere Hinweie zu den erforderlichen personenbezogenen Angaben finden Sie unter Stammdaten zur Strukturierung


Die Daten können in der Zentraldatei direkt im Tabellenblatt »MA-Daten« eingegeben werden. Alternativ und zeitsparend ist ein Export aus anderen Programmen, bspw. der Mitarbeiterverwaltungssoftware. Achten Sie hierbei darauf, die Daten vor dem Einfügen in die Kennzahlendatei korrekt vorzubereiten, so dass Formate und Codierung genau stimmen. Für die Eingabe des Geschlechts bspw. müssen die Codes 0 für Männer und 1 für Frauen verwendet werden. Sollte der Export aus Ihrer Verwaltungssoftware andere Werte nutzen, müssen diese zuerst z.B. per Suchen & Ersetzen umgewandelt werden. Wenn Sie bei solchen Schritten Unterstützung benötigen, melden Sie sich gerne beim ITA.


Import von Vorjahresdaten (nur für WfbM ab dem 2. Jahr)

– Nur für Werkstätten, die bereits im Vorjahr am WfbM-Benchmarking der Teilhabe am Arbeitsleben teilgenommen haben –

Sofern Ihre Werkstatt letztes Jahr bereits am WfbM-Benchmarking teilgenommen hat, können Sie die bestehenden Daten importieren und weiterverwenden und so Neueingabe der Stammdaten und weitere Dateneingaben ersetzen. Zum Import der Vorjahresdaten starten Sie die Importfunktion über die Schaltfläche »Bestehende Daten importieren« im Blatt »Info«. Im erscheinenden Fenster wählen Sie die Vorjahresdatei Ihrer Werkstatt bzw. einer Betriebsstätte aus.


ImportVonVorjahresdatenIMG.jpg


Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur Personendaten und Strukturierungsdaten importiert werden. Alle Kennzahlenangaben (z.B. Anzahl absolvierter Praktika) beziehen sich auf das Vorjahr, sind nicht mehr relevant und werden nicht importiert.


Prüfen Sie nach dem Import, welche Mitarbeiter ausgeschieden sind und löschen Sie diese mit Hilfe der Funktion »Datensatz löschen« im Blatt »MA-Daten« bzw. direkt in der Eingabemaske! Ergänzen Sie außerdem neu hinzugekommene Mitarbeiter! Prüfen Sie außerdem bei Mitarbeitern, die im Vorjahr als so genannte »Extras« markiert wurden oder die einen betriebsintegrierten Arbeitsplatz innehatten, ob sich der Status verändert hat!


Eingabe von Daten in die Tabelle oder über die Dateneingabemaske

In der Zentraldatei ist es möglich, mitarbeiterbezogene Daten direkt in das Exceltabellenblatt »MA-Daten« einzutippen. Das ist mitunter einfacher und rascher, aber fehlerträchtiger. Achten Sie bitte auf die richtigen Codes (z.B. 1 für »angekreuzt«), die im Spaltenkopf beschrieben sind!

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Sehr zeitsparend ist das Einfügen von bereits anderswo digital erfassten Daten. Wenn bspw. die Entgelte in einer Abrechnungssoftware vorhanden sind, können sie Ende des Jahres von dort exportiert und für alle Mitarbeiter auf einmal per Copy & Paste in die Kennzahlendatei eingefügt werden. Dies funktioniert jedoch nur dann fehlerfrei, wenn exakt die gleichen Mitarbeiter in exakt der gleichen Reihenfolge in beiden Listen vorhanden sind! Bei unterschiedlichem Datenstand oder unterschiedlicher Sortierung landen Kennzahlendaten bei falschen Mitarbeitern und sämtliche Auswertungen stimmen nicht! Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie beide Datensätze gleich sortieren (z.B. nach Name oder Personal-ID) und dann vor dem Einfügen an mehreren Stellen prüfen, dass in beiden Datensätzen in der gleiche Zeile jeweils der gleiche Mitarbeiter steht. Mit etwas Geschick und Excelkenntnis kann die korrekte Zuordnung sichergestellt werden, indem man eine Hilfstabelle erstellt und über die Excelfunktionen VERGLEICH und INDEX oder SVERWEIS Datensätze ordnet. Das ITA ist hierbei gerne behilflich!

Weitere Fehlerquellen beim Einfügen von Daten aus anderen Dateien entstehen durch Formeln und Formate. Wenn in einer anderen Datei Formeln genutzt wurden und beim normalen Copy & Paste diese Formeln in die Benchmarking-Kennzahlendatei eingefügt werden, funktionieren in der Regel die Formelbezüge nicht mehr und die Ergebnisse können (im besseren Fall) nicht berechnet werden oder sie sind (im schlechteren Fall) falsch, was u.U. nicht bemerkt wird. Beim Einfügen von Layoutformaten werden zumeist die Daten nicht verfälscht, die korrekte Funktionalität der Datei kann aber gestört werden. Bitte nutzen Sie daher beim Kopieren & Einfügen immer die Funktion »Einfügen als Werte«!

Bitte verschieben Sie niemals Zellen mit der Maus an eine andere Stelle, da andernfalls Zellbezüge in Formeln durcheinander geraten!

Die Dateneingabemaske

Deutlich komfortabler und sicherer ist die Eingabe von Daten über die Dateneingabemaske! Sie erhöht den Überblick über sämtliche Angaben zu einem Mitarbeiter, zeigt alle fälligen Fähigkeitsmesstermine und ermöglicht automatische Kosistenzprüfungen und Fehlerhinweise. Bitte beachten Sie, dass die Dateneingabemaske je nach gewählten Optionen und der Nutzung freiwilliger Kennzahlen angepasst wird und daher in Ihrer Werkstatt etwas anders aussehen kann als in den hier dargestellten Abbildungen.

Die Dateneingabemaske ist in drei Teile unterteilt:

  • Links finden Sie eine Liste der Mitarbeiter, die in der Datei vorhanden sind. Bei Nutzung der Fähigkeitsmessung ist zusätzlich darüber eine zweite Liste nur mit denjenigen Mitarbeitern, für die eine Fähigkeitsmessung in diesem Messjahr fällig ist, eingeblendet. Die Listen lassen sich nach Gruppenleitern bzw. Gruppen und Anfangsbuchstaben filtern, durch Auswahl bzw. Eingabe in den Filterfeldern oben. Beachten Sie, dass bei der Eingabe von Anfangsbuchstaben Treffer in allen Namensteilen, Vor- und Nachnamen angezeigt werden. Wählen Sie aus einer der beiden Listen einen Mitarbeiter aus, um dessen Daten zu laden und zu bearbeiten! Unten links wird der aktuell ausgewählte Mitarbeiter angezeigt (ID, Name und Gruppenleiter können hier auch bearbeitet werden).
  • In der Mitte der Maske finden Sie drei Registerblätter mit Daten zu »Persönlichen Daten, »Kennzahlen« sowie »Fähigkeitsmessungen«. Die meisten Angaben auf diesem Registerblatt werden über die Fähigkeitseinschätzung abgefragt. Um die Fähigkeitseinschätzung zu starten, klicken Sie auf eine der Schaltflächen rechts mit der Aufschrift »Messen«.
  • Auf der rechten Seite befinden sich die Schaltflächen zum Übernehmen der Änderungen, Löschen von Datensätzen und Schließen der Maske.


Die Dateneingabemaske


Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Symbole oben über den Registerblättern, die darauf hinweisen, dass Angaben ergänzt werden müssen oder Fähigkeitsmessungen anstehen. Die meisten Eingabefelder verfügen über eine kurze kontextsensitive Hilfe, die angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger kurz über dem Element ruhen lassen. Eingabeelemente der Maske werden in verschiedenen Farben angezeigt. Rot bedeutet dabei stets, dass Angaben notwendig oder Messungen aktuell fällig sind. Orange bedeutet, dass Angaben überprüft werden sollten bzw. dass Messungen in diesem Jahr anstehen.


Erzeugung der Gruppenleiterdateien

Vor der Erzeugung der Gruppenleiterdateien muss der Mitarbeiterstamm in der Zentraldatei aktuell und für jeden Mitarbeiter ein zuständiger Gruppenleiter angegeben sein. Sie starten die Erzeugung über die Schaltfläche im Blatt »Info«. Wählen Sie einen oder mehrere Gruppenleiter aus und geben Sie den gewünschten Speicherort an!


Hintergrund: Was geschieht bei der Erzeugung der Gruppenleiterdateien? Zunächst wird für jeden Mitarbeiter eine achtstellige Zufallszahl als eindeutige ID ganz rechts im Blatt »MA-Daten« hinzugefügt. Dann wird die Zentraldatei abgespeichert. Als nächstes wird von der Zentraldatei eine Kopie im gleichen Verzeichnis abgespeichert mit der Namensergänzung »_KOPIE«. Diese Kopie wird nun für jeden Gruppenleiter geöffnet, alle Mitarbeiter-Datensätze, die nicht zu der Gruppe gehören, werden entfernt, und weitere Anpassungen werden vorgenommen. Dann wird die fertige Gruppenleiterdatei im Zielverzeichnis gespeichert und geschlossen. Am Ende wird die temporäre Kopie der Zentraldatei wieder gelöscht.


Verwendung der Gruppenleiterdatei

Stellen Sie die erzeugten Gruppenleiterdateien den Gruppenleitungen im Netzwerk zur Verfügung und geben Sie den Gruppenleitern den Auftrag, die Daten der Kennzahlen, die Sie festlegen, einzugeben. In manchen WfbM sind die Gruppeleiter für sämtliche mitarbeiterbezogenen Kennzahlen zuständig, in anderen nur für wenige. Die Organisation liegt bei Ihnen.

Gruppenleitungen finden in Ihrer Gruppenleiterdatei einen Link, der sie direkt in dieses Wiki zum Abschnitt Kurzanleitung für Gruppenleiter führt und eine kurze Erläuterung der Verwendung der Datei anzeigt. Je nach den Richtlinien zum Datenschutz in Ihrer Einrichtung kann es notwendig sein, die Gruppenleiterdatei über ein Kennwort nur dem jeweiligen Gruppenleiter zugänglich zu machen.

Der Gruppenleiter kann sich bei Nutzung der Fähigkeitsmessung im Blatt »Organisation« einen schnellen Überblick verschaffen, wann Fähigkeitsmessungen für seine Mitarbeiter anstehen. Zu beachten ist dabei, dass die Termine nur vollständig sind, wenn das Datum Ende EV (und ggfs. Ende BBB) korrekt für alle Mitarbeiter eingegeben wurde.

Die Gruppenleiterdateien unterscheiden sich von der Zentraldatei, um den Gruppenleitern möglichst nur Informationen und Elemente zu zeigen, die sie benötigen. Auch die Dateneingabemaske weist Vereinfachungen in der Gruppenleiterversion auf:

  • Die Fähigkeitswerte werden nicht angezeigt, um anstehende Fähigkeitseinschätzungen möglichst nicht zu beeinflussen.
  • Die Schaltflächen zum Löschen und Hinzufügen von Mitarbeitern fehlen, da Änderungen am Personalstamm nur an der Zentraldatei durchgeführt werden sollen. Die Angabe zum zuständigen Gruppenleiter ist inaktiv, da diese nur in der Zentraldatei verändert werden kann.
  • Das eigentliche Datenblatt »MA-Daten« ist in der Gruppenleiterdatei ausgeblendet, da die Gruppenleiter die Daten nur (fehlersicherer) über die Eingabemaske bearbeiten und da sie vorhandene Fähigkeitswerte nicht einsehen sollen. Wenn Sie Daten direkt im Datenblatt einer Gruppenleiterdatei kontrollieren oder editieren möchten, kann es über eine Schaltfläche und die Eingabe eines Kennwortes eingeblendet werden. Das Kennwort dafür lautet: bmdaten11


Datentransfer zwischen Gruppenleiterdatei und Zentraldatei

Immer wenn in der Zentraldatei oder der Gruppenleiterdatei die Dateneingabemaske geschlossen wird und zuvor Datensätze verändert wurden, wird automatisch eine Transferdatei erzeugt, die die veränderten Datensätze enthält. Diese Transferdateien sind nach dem Muster Transfer-DATEN-GL/ZENTRAL – [Gruppenleiter] – [Datum]_[Uhrzeit].xls benannt und dürfen nicht umbenannt werden! Über die Schaltfläche »Datensätze exportieren« im Blatt »Info« ist es jederzeit möglich, zusätzlich die veränderten Datensätze manuell in eine Transferdatei exportieren. Die Transferdatei ist mit einem Kennwort verschlüsselt, es lautet ebenso wie das Kennwort zum Anzeigen der Datentabelle: bmdaten11

Hinweis: Sollten im Ausnahmefall Daten direkt im Tabellenblatt bearbeitet werden, funktioniert der automatische Transfer nur, wenn das Änderungsdatum und die veränderten Variablen manuell in die Spalten KI und KJ eingegeben werden. Halten Sie sich für LASTCHANGE bitte exakt an diese Formatierung: TT.MM.JJJJ hh:mm:ss, also zum Beispiel 31.12.2020 23:59:00, und geben Sie bei LASTCHANGEDVARS den Begriff GRUPPENLEITER ein. Auf diese Weise alle Variablen dieses Mitarbeiters transferiert werden.


Der Import der veränderten Datensätze aus den Transferdateien wird bei jedem Öffnen der Zentral- und Gruppenleiterdateien automatisch vorgenommen. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche »Veränderte Datensätze importieren« den Import manuell durchführen.

Hinweis: Sollte etwa bei auswärtig arbeiten oder nicht ans Netzwerk angeschlossenen Gruppenleitern der automatische Datentransfer nicht funktionieren, lassen Sie sich in regelmäßigen Abständen die lokal abgespeicherten Transferdateien zusenden. Speichern Sie diese Dateien in dem Netzwerkordner ab. Beim nächsten Öffnen der Zentraldatei oder durch Betätigen der Schaltfläche »Veränderte Datensätze importieren« werden die Datensätze dann importiert.


Im Arbeitsblatt »Import-Export-Log« finden Sie eine Liste aller importierten und exportierten Transferdateien und die Anzahl der jeweils enthaltenen veränderten Datensätze. Alle Transferdateien, die hier gelistet sind, werden kein zweites Mal importiert.


Vorgehen bei neuen und ausgeschiedenen Mitarbeitern sowie Gruppen- und Betriebsstättenwechsel

Durch den automatischen Transfer von Daten zwischen Zentraldatei und Gruppenleiterdateien funktionieren diese Vorgänge fast automatisch. Gruppenwechsel und Angaben zu neuen sowie ausgeschiedenen Mitarbeitern können nur in der Zentraldatei vorgenommen werden! Grundsätzlich ist die Verwendung der Dateneingabemaske für diese Vorgänge deutlich komfortabler und sicherer als die direkte Dateneingabe ins Tabellenblatt.

Neue Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter im Messjahr neu in die WfbM eintreten, genügt es, die Stammdaten des Mitarbeiters einzutragen. Bitte geben Sie hierbei unbedingt auch den Namen des zuständigen Gruppenleiters an. Diese Angaben können direkt ins Tabellenblatt eingetragen werden oder über die Dateneingabemaske der Zentraldatei mittels der Schaltfläche »Mitarbeiter/in hinzufügen auf der linken Seite der Maske«. Bei Eingabe über die Dateneingabemaske wird automatisch geprüft, ob bspw. die Personal-ID bereits vergeben ist.

Ausgeschiedene Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter aus der Werkstatt ausscheiden, wegen Vermittlung auf den allgemeinen Arbeitsmarkt oder aus anderen Gründen, nutzen Sie bitte den Assistenten zum Löschen von Datensätzen und beantworten Sie die dortigen Fragen. Der Assistent gibt dann die gültigen Verfahren vor. Bitte löschen Sie nicht händisch Datensätze aus dem Tabellenblatt, da es in der Tabelle keine leeren Zeilen geben darf! Der Assistent ist über die Schaltfläche  »Datensatz löschen« sowohl in der Dateneingabemaske rechts als auch im Tabellenblatt oben links erreichbar.

Datensätze von Mitarbeitern, die im Messjahr ausgeschieden sind, werden grundsätzlich nicht komplett gelöscht, da ansonsten ihre Kennzahlen nicht mehr ausgewertet werden könnten, sondern nur als »ausgeschieden« markiert. Sie sind weiterhin in der Dateneingabemaske sichtbar, damit auch nachträglich noch Kennzahlenangaben hinzugefügt werden können. Außerdem können diese Datensätze jederzeit reaktiviert werden, bspw. wenn ein Mitarbeiter nach einer Vermittlung doch in die WfbM zurückkehrt.

Bei Mitarbeitern, die bereits im Vorjahr ausgeschieden sind, können Sie entscheiden, ob der Datensatz als »ausgeschieden« markiert und für eine eventuelle Reaktivierung erhalten bleiben oder komplett gelöscht werden soll.

Sollten Sie Daten händisch aus dem Tabellenblatt gelöscht haben, so dass eine Leerzeile entstanden ist, funktionieren bestimmte Funktionen nicht mehr. Sie können in diesem Fall die Leerzeilen beseitigen, indem Sie einfach in der die Spalte »Name« irgendein Zeichen einfügen, den Löschassistenten aufrufen und dort Ausgeschieden im Vorjahr und komplett löschen auswählen. Bei Aufruf aus dem Tabellenblatt heraus können auch mehrere Namen mit Hilfe der gedrückten STRG-Taste ausgewählt und auf einmal entfernt werden.


Assistent zum Löschen.JPG


Gruppenwechsel

Wenn Mitarbeiter dauerhaft die Gruppe wechseln, genügt es, die Angabe zum zuständigen Gruppenleiter im Tabellenblatt oder der Dateneingabemaske zu ändern. Der Transfer in die jeweiligen Gruppenleiterdateien funktioniert jedoch nur dann automatisch, wenn die Änderung über die Dateneingabemaske vorgenommen wird. Bei Manueller Änderung im Tabellenblatt müssen beide Gruppenleiterdateien von Ihnen neu erzeugt werden!


Hinweis: Bei vorübergehenden Gruppenwechseln, etwa für Praktika ist die Anpassung der Dateien nicht nötig, da Fähigkeitsmessungen am besten durch den eigentlichen Gruppenleiter vorzunehmen sind und der Praktikums-Gruppenleiter daher keine Daten des Mitarbeiters ändern muss.


Betriebsstättenwechsel

Wenn Mitarbeiter von einer Betriebsstätte in eine andere wechseln, muss ihr Datensatz von einer Kennzahlendatei in eine andere transferiert werden. Hierfür steht ein Assistenz-Makro zur Verfügung, das Sie über die Schaltfläche »Betriebsstättenwechsel« links unten in der Dateneingabemaske starten können. Wählen Sie in der Dateneingabemaske zunächst den Mitarbeiterdatensatz aus, der zu transferieren ist, und starten Sie dann den Assistenten. Wählen Sie darin die Kennzahlendatei der aufnehmenden Betriebsstätte aus. Nach Abschluss des Transfers müssen beide Gruppenleitendateien, die der abgebenden und die der aufnehmenden Gruppe von Ihnen neu erstellt werden (s. Erzeugung der Gruppenleiterdateien!


Assistent zum Transfer eines Datensatzes in eine andere Betriebsstättendatei


Wenn Sie Datensätze lieber manuell transferieren möchten, führen Sie bei einem Betriebsstättenwechsel bitte folgende Schritte durch:

  1. Öffnen Sie beide Zentraldateien, die der abgebenden und die der aufnehmenden Betriebsstätte!
  2. Suchen Sie in der Zentraldatei der abgebenden Betriebsstätte die Zeile mit den Angaben des wechselnden Mitarbeiters im Blatt »MA-Daten«!
  3. Markieren Sie alle weißen Zellen dieser Zeile, d.h. von Spalte B bis Spalte JG, nicht die anderen grauen Zellen! Kopieren Sie diese Zellen!
  4. Gehen Sie nun zur Zentraldatei der aufnehmenden Betriebsstätte, dort in das Blatt »MA-Daten« und dort bis ganz unten zur letzten gefüllten Zeile. Markieren Sie die die Zelle in Spalte B in der ersten leeren Zeile unterhalb der letzten gefüllten. Fügen Sie die zuvor kopierten Werte ein!
  5. Löschen Sie nun, wieder in der Zentraldatei der abgebenden Betriebsstätte, den gewechselten Mitarbeiter, indem Sie irgendeine Zelle in der Zeile dieses Mitarbeiters markieren und Sie den Löschassistenten über die Schaltfläche »Datensatz löschen« oben aufrufen (s.o.). Geben Sie dort an, dass der Mitarbeiter vergangenes Jahr ausgeschieden ist und gelöscht werden soll. Die Zeile wird daraufhin vollständig entfernt, so dass keine doppelten Daten in abgebender und auf-nehmender Zentraldatei enthalten sind.
  6. Speichern Sie beide Zentraldateien!
  7. Erzeugen Sie beide Gruppenleiterdateien neu, die der abgebenden und der aufnehmenden Gruppe!


Import der ABM-/ABA-Teilnahmelisten

Um die Daten aller Teilnahmelisten auszuwerten und in die Datentransfertabelle(n) zu übertragen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Sammeln Sie spätestens Ende des Jahres alle ABM-/ABA-Teilnahmelisten-Dateien aller Betriebsstätten der Gesamt-WfbM und speichern Sie sie in einem Ordner ab.
  2. Verwenden Sie die Schaltfläche »Listen importieren« im Blatt »Liste ABM« der Kennzahlendatei, um die Ergebnisse aller Teilnahmelisten-Dateien aller Standorte einzulesen. Alle Gesamtergebnisse werden automatisch berechnet, so dass Sie keinerlei weitere Berechnungen durchzuführen haben.
  3. Die Schaltfläche »Ergebnisse zeigen« bewegt die Ansicht ganz nach rechts zu dem Bereich, in dem die Ergebnisse angezeigt werden.
  4. Kopieren Sie nun die fertig berechneten Ergebnisse in das Blatt »WfbM-Daten« sowie ggfs. in die Kennzahlendateien anderer Betriebsstätten. Hierfür steht ein Assistenz-Makro zur Verfügung. Starten Sie den Assistenten über die Schaltfläche »Ergebnisse verteilen« im Blatt »Liste ABM«. Sofern die Kennzahlendateien der anderen Betriebsstätten im gleichen Ordner abgelegt sind und nicht umbenannt wurden, werden sie automatisch gefunden, andernfalls wählen Sie für jede Betriebsstätte die betreffende Kennzahlendatei aus.
    Assistent zum Verteilen der ABM-Ergebnisse in Betriebsstättendateien


    Alternativ können Sie die Ergebnisse auch manuell verteilen:

    • Version für WfbM mit mehreren Betriebsstätten: Kopieren Sie die fertig berechneten, orange umrandeten Ergebnisse der ersten Betriebsstätte in das Blatt »WfbM-Daten«. Öffnen Sie dann die Kennzahlendatei der zweiten Betriebsstätte und kopieren Sie die Ergebnisse dieser Betriebsstätte aus der Liste ABM der ersten Datei ins Blatt »WfbM-Daten« der zweiten Datei. Analog verfahren Sie mit allen anderen Betriebsstätten. Die Ergebnisse der Gesamt-WfbM (rot umrandet) müssen nicht kopiert werden.
    • Version ohne Betriebsstätten: Kopieren Sie die fertig berechneten, rot umrandeten Ergebnisse der Gesamt-WfbM in das Blatt »WfbM-Daten«.
  5. Die einzelnen ABM-/ABA-Teilnahmelisten-Dateien brauchen Sie nicht an das ITA zu liefern, sie verbleiben bei Ihnen.


Datentransfer an das ITA

Achten Sie zum Ende des Messjahres darauf, dass alle veränderten Datensätze der Gruppenleiter importiert wurden, insb., wenn einige Gruppenleiter nicht automatisch auf einem Netzwerkordner speichern können. Vor dem Transfer an das ITA löschen Sie bitte mit Hilfe der Schaltfläche »Namen löschen« im Blatt »MA-Daten« die Mitarbeiternamen und fertigen Sie eine separate Kopie der Datei ohne Namen an. Behalten Sie die Version mit Namen für den Import im nächsten Jahr! Laden Sie die anonymisierte Datei in Ihren Ordner in der ITA-Cloud hoch. Dateitransfer und Cloudordner sind geschützt und deutlich sicherer als Emailversand. Senden Sie daher bitte keine Dateien per Email, sondern nutzen Sie immer Ihren werkstattspezifischen Upload-Ordner.