ABM-Teilnahmeliste

Anleitung zur Verwendung der ABM/ABA-Teilnahmeliste

Die ABM/ABA-Teilnahmeliste ermöglicht eine papierlose und einfache Erfassung von Angeboten arbeitsbegleitender Maßnahmen (ABM/ABA). Für die Kennzahlen im Rahmen des WfbM-Benchmarkings wird hierbei erhoben, wie viele Stunden an Angeboten (als Produkt aus Anzahl Teilnehmer, Anzahl Termine, Anzahl Stunden pro Termin) in der Werkstatt existieren und wie viele davon tatsächlich wahrgenommen werden. Folgende Arbeitsschritte sind zur Nutzung der Datei erforderlich:

Anpassung und Verteilen der Datei

Die ABM-/ABA-Teilnahmelisten werden vom ITA bereits für Sie vorbereitet und liegen für das jeweilige Messjahr in Ihrem werkstattspezifischen, passwortgeschützten Online-Ordner für Sie bereit.

Nehmen Sie folgende Anpassungen vor, bevor Sie die Datei an die Kursleiter weitergeben:

Ansprechpartner: Geben Sie im Arbeitsblatt »START« in das dafür vorgesehene Feld Namen und Kontaktdaten eines Ansprechpartners an, bei dem die Kursleiter Hilfe bekommen können – ggfs. Ihre eigenen Daten.

Speichern Sie die angepasste Datei ab.

Sie können nun die angepasste Datei an die Kursleiter verteilen. Für jede ABM-Maßnahme ist eine ABM/ABA-Teilnahmelisten-Datei zu führen. Es werden also so viele Exemplare Ihrer angepassten Datei benötigt, wie Ihre Werkstatt ABM/ABA im Messjahr anbietet. Damit diese Dateien sich später beim Zusammenkopieren in einen Ordner nicht gegenseitig überschreiben, müssen sie unterschiedliche Namen haben. Ein gutes Namensmuster ist z.B.

WfbM-Benchmarking_Teilnahmeliste_ABM2019_V1_Fußball_Mittwochs.xlsx

Verwenden der Datei

Diesen Schritt führen nicht Sie als Benchmarking-Beauftragter, sondern ausschließlich die Kursleiter durch. Natürlich besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, die Kursleiter von diesem kleinen Aufwand komplett zu befreien und alle Listen auf Papier zu führen, um sie im Anschluss zentral in Dateien einzugeben – das bereitet dann jedoch zentral verhältnismäßig viel Aufwand. Für einzelne Kursleiter dagegen beträgt der Aufwand kaum mehr als 15 Minuten für die Beantwortung des Start-Fragebogens plus einige Minuten pro Termin für die Führung der Teilnahmeliste.

• START-Fragebogen: Zu Beginn einer ABM/ABA muss der Fragebogen im Arbeitsblatt »START« ausgefüllt werden. Auf Basis der Angaben wird automatisch die Teilnahmeliste angepasst.

• LISTE: Im Arbeitsblatt »LISTE« findet sich die eigentliche Teilnahmeliste. Hier werden alle angemeldeten Mitarbeiter eingetragen. Die Liste wird nur durchgezählt und enthält keine Datumsangaben. Diese können bei Bedarf manuell ergänzt werden, für die Auswertung werden sie aber nicht benötigt. Für jeden Mitarbeiter, der an der ABM teilnimmt, ist eine Zeile der Liste vorgesehen. Wenn Mitarbeiter aus einem Kurs ausscheiden, aber durch Nachrücker ersetzt werden, ist die Zeile des ausgeschiedenen Mitarbeiters für den Nachrücker weiter zu nutzen!

Jeder geplante Termin (auch Termine, die etwa wegen Erkrankung des Kursleiters ausfallen) füllt eine Spalte. Da diese Listen später nicht an das ITA gesendet werden, ist eine Anonymisierung nicht erforderlich. Für jeden Termin wird ein »x« eingetragen, wenn ein Mitarbeiter anwesend war. Die Liste lässt sich natürlich auch ausdrucken, um auf Papier geführt und erst später in die Datei übertragen zu werden.

• Gründe des Nicht-Wahrnehmens von Stunden: Es ist möglich, Gründe zu erfassen, wenn Mitarbeiter nicht anwesend sind. Diese Erfassung ist freiwillig – alternativ können die Felder für nicht anwesende Mitarbeiter auch einfach leer gelassen werden. Wenn Sie in Ihrer Werkstatt beschließen, diese Gründe erfassen zu wollen, sollte dies einheitlich von allen Kursleitern umgesetzt werden, um zuverlässige Ergebnisse zu erhalten. Die Kursleiter können dann folgende Kürzel eintragen:

k = Der Mitarbeiter war bei Termin KRANK

g = Der Mitarbeiter war bei Termin in GEPLANT ABWESEND (z.B. wg. Urlaub, Praktikum)

p = Der Mitarbeiter war bei Termin in der PRODUKTION GEBUNDEN.

w = Der Mitarbeiter hat auf eigenen WUNSCH nicht teilgenommen.

a = Der Termin ist AUSGEFALLEN (z.B. wg. Erkrankung des Kursleiters), immer für alle Teilnehmer eintragen.

Diese Erfassung von Gründen soll der Werkstatt grundsätzliche Hinweise darauf bieten, warum die Gesamt-Teilnahmequote an ABM/ABA nicht zufriedenstellend hoch ausfällt. Es findet ausschließlich eine zusammengefasste Auswertung statt. Ziel ist nicht die Analyse einzelner ABM/ABA, sondern nur der gesamten Werkstattstruktur. Die Erfassung der Gründe sollte möglichst einfach geregelt werden, etwa durch Nachfrage bei den Kollegen des fehlenden Mitarbeiters. Eine explizite Überprüfung oder gesichertere Erhebung ist nicht nötig.

• NEU Dokumentation von Geschlecht und vorrangiger Behinderung: Als freiwillige Zusatzangabe können von allen Teilnehmenden an den Angeboten das Geschlecht und die vorrangige Behinderung erfasst werden. Damit können später Listen der Angebote mit den Anteilen der Personenuntergruppen erstellt werden - falls die Kostenträger diese Angabe fordern. Die Angabe ist frewillig. Wenn Ihre Werkstatt diese Information nicht benötigt, können die neuen Eingabefelder leer bleiben. Bitte informieren Sie alle Personen, die die ABM-Teilnahmelisten führen, darüber, ob die Angaben ausgefüllt werden soll oder nicht.

Auswertung

Sie sollten spätestens Ende des Jahres alle ABM-Teilnahmelisten-Datei wieder beisammen und in einem Ordner gespeichert haben. Eine Beschreibung, wie die Daten der Einzellisten in die Kennzahlendatei importiert werden, finden Sie hier.